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営業事務の作業を次々と飲み込む請求管理ロボ

2018.06.04 Mon

その他

請求管理ロボ_川本氏_田端氏

目次

そういえば以前、大量の請求書を印刷して宛名を貼って送付して、入金を銀行口座で確認してというアナログな作業を目にしていました。しかし、どうやら今は自動化で済ませられるようです。

どこまでどのような自動化が実現されているのかを知りたくて、「請求管理ロボ」を手掛ける株式会社ROBOT PAYMENT 取締役の川本 圭祐さんとマーケティング担当の田端 佑也さんにお話を伺いました。

 

――本日はよろしくお願いします。まず、請求管理ロボの概要を教えていただけないでしょうか。

請求管理ロボは、これまでは手作業で行われることが多かった請求書発行、消込や入金催促業務を自動化して業務効率化を図るためのサービスです。最近では、営業支援システム(SFA)や、会計システムは多くの企業で導入が進んでいますが、実は「販売」と「会計」の間にある請求管理の業務は、まだまだアナログな作業が行われているのが現状です。

そのような、毎月手作業で繰り返し行っていた請求業務を自動で処理できるようにしたのが請求管理ロボです。

請求管理ロボの概要

請求管理ロボは請求書作成・送付から消込、入金催促までを自動処理する

 

継続課金処理の重要性に着目

――請求管理ロボはどのような経緯で立ち上げられたのでしょうか。

請求管理ロボを2014年に立ち上げる前は、EC事業者を中心にBtoC向けの決済代行サービスを提供していました。サービスの顧客拡大は進んでいったものの、差別化が難しい決済領域で、自社の強みが際立つサービスを開発したいと考えるようになりました。

ちょうど、アメリカなどでサブスクリプションビジネスが流行り始めた頃で、将来的な継続課金の請求管理ニーズの高まりを感じ、事業としても継続的な成長が見込めたので、請求管理サービスを手掛けることにしました。

 

――現在は請求から催促まで全てをカバーしていますが、サービス提供開始当初は限られた範囲からスタートされたのでしょうか。

いえ、最初から請求・集金・消込・催促まで網羅できるように開発しました。と言いますのは、一部の範囲だけだと自動化の効果が限定されてしまいますし、決済のラインアップの充実度と、外部システムとの連携性が重要になると考えたためです。

決済については、もともと決済サービスを提供していましたので、銀行振込、カード決済やコンビニ決済などの決済手段や対応する金融機関・カード会社等のラインアップが当初から充実していました。

外部システムとの連携性については、顧客が現在使用している営業支援システム(SFA)や会計システムと接続できるのは業務効率化する上で重要なので力を入れ、多彩な営業支援システムや会計システムと連携できるようにしました。

それにより、請求管理ロボは、特定のサービスに絞ることなく、どの主要サービスとも連携できるというのが特徴になっていますので、顧客の既存のビジネス環境に合わせて、商談⇒請求⇒会計という一気通貫な情報管理体制を構築できるようになります。

 

業務全体を効率化する仕組み

――その「決済ラインアップの充実度」と「外部システムとの連携」が請求管理ロボの強みになるのでしょうか。

そうですね、それらに加えて「データの集約管理」と「全プロセスを処理できること」が強みとして挙げられます。

データの集約管理と言うのは、例えば、複数の決済手段の決済状況を一画面で確認できる利点があります。これまでは、銀行振込はこれで、カード決済はこれで、というように別々のシステムで確認しなければならないという手間がありました。請求管理ロボは、決済手段を横断的にまとめて表示できますので、確認・集計が一回で済むというメリットがあります。

全プロセスを処理できるというのは、請求に関連する業務を全て自動化しており、請求前と請求後を管理する外部システムと連携しているからこそ、一連のビジネスエコシステムで業務を完結することができます。サービスによっては、例えば「消込サービス」のように一部の業務に強いサービスがありますが、そこだけ効率化が進んでも、その周辺業務が手作業であったり、エクセル管理であったり、他システムとのデータ授受が手間であったりするとそれほど効率化が進まないというケースがあります。

 

請求管理ロボ_画像イメージ

 

――顧客が請求管理ロボを導入すると決めてからは、運用開始までどのように進むのでしょうか。

顧客ごとに利用ツールやビジネス環境は違いますので、業務フローとデータ連携について顧客と確認します。既存の請求関連業務が全て手作業で、業務のやり方は全て請求管理ロボに合わせるというケースであれば業務フローの確認は簡単に済みますが、エクセルを活用して効率化の工夫をしているなどのケースでは、業務フローのどこで請求管理ロボを導入するのか、業務フローを変更する必要があるのか等を検討します。

データ連携については、既存システムと連携するデータ項目やフォーマットを確認します。データの入出力はAPIを通じて簡単に行えるようにしていますので、特別なカスタマイズをせずに連携できるケースがほとんどです。

 

使ってもらわないとメリットが生まれない

――そういった中でのサービス提供における”こだわり”について教えていただけないでしょうか。

「顧客に使ってもらって満足してもらうこと」が何より重要だと考えています。運用してもらわないと何もメリットが生まれませんし。そのために、習熟しなくともすぐに使えるような操作性の実現や、マニュアル・FAQ・電話サポートなどのサポート体制の強化には力を入れています。FAQはユーザーにとってだけでなく、新たに入る営業やエンジニアの仕様理解にも役立ちますので、充実に努めています。

また、機能の進化も大事なので、定期的に顧客訪問してニーズや困りごとのヒアリングを行い、機能改善に活かすようにしています。

それと、当然ながらシステムの安定性確保は重要です。サービス開始直後は、請求書の集中的な大量処理や予期せぬ使い方により動作が重くなることもありましたが、いまは何年も運用してどのような挙動が起こり得るのか全て把握して対策していますので、高い安定性を実現できていると自負しています。

 

企業経営目線で語る

――サービスのターゲットについて教えていただけないでしょうか。

企業規模で言うと、社員50人から300人程度の規模が一番のターゲットです。もちろん大企業の顧客もいますが、大企業の場合、請求管理業務は各事業部内で行われることも多いので、事業部単位でみれば数百人の規模ということになります。

業界業種では、SaaS等の継続課金サービスを提供するIT企業、広告代理店やメディアがターゲットです。これらサブスクリプションモデルの企業に対しては、請求管理ロボが開発当初より力を入れていた継続課金機能が活きます。継続課金の場合は、同じような請求処理を何件も繰り返し行う必要がありますので、自動化によるメリットが発揮されやすいです。

 

――これらの企業は何をきっかけに導入されるケースが多いでしょうか。コスト削減に有効なので、費用対効果を説明するということでしょうか。

そうなのですが、特に経営層に対する提案のポイントは、企業経営の目線で全体像を掴みながら話すことだと考えています。例えば、「この請求書発送業務や消込業務がこれくらい改善されます」と、個別業務を取り上げて話すのではなく、「会社が成長し続けても集計作業が追い付かずに経営指標が見えなくなるということはありません」とか「属人的な手作業は退職リスクがあるので、属人化をなくしましょう」などのように伝えることが重要です。

そのように全体像で話せるためには単に提案力を磨くだけでなく、アライアンスパートナーと共同提案できるようにすることも重要だと考えています。全体像を考える場合は、システム連携先のSFAや会計システムの現状や将来像を見据える必要がありますが、当社の専門領域ではありません。そこはアライアンスパートナーの専門性を活かした共同提案というかたちで補完し合って提案するようにしています。

 

ロボットペイメント社バーカウンター

社内にはおしゃれなバーカウンターがある

 

手作業がなくなるまでロボット化に挑み続ける

――最後に、今後はどのようにサービスを拡充・発展されていくのか教えていただけないでしょうか。

請求関連業務の現状としては、まだまだ非効率な手作業が残っていると思います。例えば、請求書を紙で受け取り、エクセルに請求情報を手入力したり、紙の請求書を長期間保存したりしているケースがありますが、本来的にはロボットが情報を読み取り入力し、電子データで保管することができるはずです。

また、与信管理や反社チェックなども手作業として残っています。これら手作業をロボットが担うことで、人がやるべきことを変えていきたいと考えます。

AIやRPAに代表されるテクノロジーの進化や金融機関による保有データの連携促進など追い風が吹いてきていますので、「営業が営業支援システムに情報を登録すれば、後は全てロボットが処理してくれる」を目指してサービスを発展させていきたいです。

――本日はありがとうございました。

 

所感

請求書などの処理は手作業のわずらわしさだけでなく、送付ミスなどが発生すると信用問題になりかねないので、自動化の威力は大きいと思います。請求管理は顧客のやり方に合わせなければならない場面もあり、なんでも同じように自動化と一筋縄ではいかないでしょうが、AIやRPAが追い風と話されたように、技術による解決・進展が大いに期待できそうです。

サービスの紹介サイト

請求管理ロボ

 

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