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【初心者向け】会計ソフトとは?利用すべき6大機能を確認しよう

2018.12.22 Sat

その他

会計ソフトとは

目次

「会計ソフト使わなきゃ」「そのために知るべきことをさくっと知りたい」という方に、実際どんな機能があって、どのようなことができるのか、費用は?本当に使うべき?などについてご紹介します。

会計ソフトとは?

会計ソフトとは、収支などの会社のお金の動きを全て管理し、それを集計して決算書作りまで行えるシステムです。

紙管理では、売掛、買掛、入金、出金、振替、といったお金の動きをそれぞれの伝票に記載し、それを仕訳帳に転記、総勘定元帳にも転記、といった作業が必要でしたので、どんなに小さな会社でもある程度の簿記の知識を持った人が必要でした。

しかし会計ソフトを利用することで、自動で勘定科目を選んで仕訳され、システム上で集計されるため、転記の手間もなく、何より人的ミスがありませんので、会計業務における負担が大幅に減ります。経営者自ら、また他の業務と兼務で会計業務に携わる方にとっても、かなり心強いシステムと言えるでしょう。

ただ手間が減るだけではありません。決算書や試算表も自動で集計できるため、常に会社の財務状況がスムーズに確認できるようになります。

会計ソフトはどのような企業でも必要なこともあって、最も利用されているITシステムの一つで、種類も豊富です。種類が豊富な理由としては、以下の3つが挙げられます。

 

①企業規模による違い
企業規模によって部門別管理の必要性や連結決算有無等により必要機能が大きく異なるため、機能がシンプルでも十分な中小企業向け、複雑な制度対応に豊富な機能が必要な大企業向け等に分けて提供されることが多くあります。

②財務会計か管理会計かどちらに強いかの違い
大きくは、帳簿管理や決算書作成などを行うための財務会計、事業ごとの損益計算や原価計算などを行うための管理会計があります。サービスによってどちらに強いかが違うため、数が多くなります。

③想定ユーザーの違い
会計ソフトを利用するのは、経理担当者だけではありません。経営者自ら、あるいは営業や現場仕事と兼務で、会計業務を任されているという人もいるでしょう。

簿記の知識に精通した経理担当者が、大企業の複雑な組織での会計業務に対応可能な高機能のものから、個人商店のオーナーが日々の売り上げを記録するために、分かりやすくシンプルに使えるものまであります。

 

以上の理由から、一口に会計ソフトと言っても種類が多く、その分選ぶのも大変な可能性があります。

ただ、これら3点について、自社の①規模、②何を重視するか、③会計ソフトを利用する人の簿記の知識、のポイントで選べば、候補はだいぶ絞られてくるはずです。そしてこの後にご紹介する会計ソフトの主な注目機能やメリットなどを知っていくことで、自社に最適な会計ソフトを見つけることができるのではないでしょうか。

 

また、特に最近では、会計ソフトは以下のような社会の変化や技術の進展に沿った理由で、最新の機能が追加されています。

電子データ保存が広く認められるようになったこと

平成28年の法改正により、以前は原稿台付きのスキャナー利用しか認められていなかった電子データ保存が緩和され、スマホで撮影したレシートの写真も、タイムスタンプなど一定の条件を満たせば原本として認められるようになりました。

タイムスタンプとは、その時間にその書類が確かに存在し、その後変更されていないことを証明するための技術で、最近は会計ソフトの機能として追加され、ソフトの中で押せることができるようになりました。電子データ保存に対応した機能を搭載した会計ソフトを利用することによって、経理担当者は大量の紙、領収書の束に囲まれた作業から脱却し、書庫での保存の面でも省スペース化でき、ペーパーレス化への足掛かりとなり得ます。

申請者にとっても、オフィスに戻って糊で貼る作業をしてなくても、出先からスマホで申請が行えるようになるので手間が減ります。経理担当者以外にも利便性を実感してもらえる機能と言えるでしょう。

AIの進化

クラウド型の会計ソフトにおいて、自動仕訳機能が搭載されているものもあります。入力されたり、読み取ったりした文字から、文字が「駅」なら勘定科目は「旅費交通費」、「ガス」なら「水道光熱費」のようにAIが推測し、仕訳をしてくれる機能です。

また、仕訳だけでなく、消込やエラーをチェックする機能など、AIの活用の幅が広がっています。クラウドに蓄積されていくビッグデータを利用するため、こうした機能はクラウド型の強みとも言えます。

 

以上の背景から、会計ソフトは古くからありながらも、制度変更や事業環境などの影響を受けて進化し続けているシステムと言えます。

最近ではクラウド会計ソフトの普及も進みました。一方でまだまだ根強い人気のインストール型。改めてクラウド型の会計ソフトとインストール型の違いを見ていきましょう。

クラウド型とインストール型との違いとは?

会計ソフトはクラウド型とインストール型の2種類に分けられます。

インストール型の会計ソフト

以前から広く利用されているインストール型は、パッケージかダウンロードで一度購入しPCにインストールしてしまえば、月額料金はかかりません。ただし、法改正等が行われる度にバージョンアップする必要があり、ソフトによってはバージョンアップが別料金であったり、手作業でのバージョンアップが必要であったりすることもあるので注意が必要です。

一般的にインストール型の方が画面を詳細に作り込みでき、複雑な入力や処理を素早く行うことに向いています。仕事をする場所、利用するPCが決まっている場合はインストール型で十分なことも多く、また古くから利用ユーザーがいるため、会計ソフトの中では依然割合が高いと言われています。

クラウド型の会計ソフト

初期費用はほとんど発生せずに、月額料金なので平準化されます。万が一高額なソフトを買ったが使い勝手や機能面で不満があり利用をやめたいと思っても、解約することができます。

クラウド型ならではの特徴としては以下が挙げられます。

  • バージョンアップ作業が不要でメンテナンスが楽
  • データの保全性
    データがクラウドに保存されるので、ハードウェア障害によるデータ消失の危険性が低いです(ただし、インストール型でもクラウドに保存できるサービスやオプションもあります)。
  • 多人数での共有
    PCを物理的に共有する必要がなく、IDを発行すればだれでもデータにアクセスでき、また複数人同時で作業することもできます。
  • スマホやタブレットでの利用
    例えば、経費精算システムを利用せずに直接会計ソフトに伝票入力する場合、領収書をスマホで撮影して処理できる機能を使うとクラウド型なら出先でできるので、出張等が多く、拠点とするオフィスだけでなく支店や現場を飛び回って利用したい人に向いています。

会計ソフトのメリット・デメリット

会計ソフトの導入を考える場合、メリットとデメリットを知っておきたいものです。まず、会計ソフトを導入するメリットは、業務効率化の面でも、不正防止の観点からみても多くあります。それでは一つ一つメリットを見ていきましょう。

業務が効率化される

①入力・作成作業が楽になる

  • 勘定科目入力が楽になり、間違いが減ります。
    入力を補助してくれる機能があるため、例えば「交通費」と入れると勘定科目欄に「旅費交通費」が自動で入力され、取引先を履歴から選ぶこともできます。
  • 伝票入力したデータは会計ソフト上で集計されるため、手書きやエクセルのように一つ一つの伝票の内容を仕訳帳や総勘定元帳へ転記する手間がなく、入力漏れ、数字の間違いなどの人的ミスがありません。
  • スキャン機能を使えば、読み取った内容が自動で入力されるため、入力の手間が減り、内容が合っているか確認するのみで済みます。
  • スマホで利用できる会計ソフトの場合、外出先でスマホを使って経費等の入力を済ませることもできます。

②会計事務所とのデータ共有

会計事務所と会計ソフトの入力データを共有できるため、決算のたびに郵送したり、チェックのために来社してもらったりする必要がありません。修正箇所が見つかれば直してもらえます。

③バックアップができる

ソフト上でバックアップが取れるため、帳簿を紛失したり、エクセルを誤って消してしまったりといった心配がありません。

④会計知識が十分でなくともなんとかなる

紙管理やエクセルでは、売掛、買掛、入金、出金、振替、といったお金の動きをそれぞれの伝票に記載し、それを仕訳帳に転記、総勘定元帳にも転記、といった作業が必要です。

しかし会計ソフトを利用することで、摘要欄を選んで入力をすれば自動で勘定科目を選んで仕訳され、税区分まで自動で入力されるため、仕訳など会計の知識に少し不安がある人でも簡単に入力することが可能です。例えば、摘要で「交通費」を選べば勘定科目は「旅費交通費」、「文房具代」を選べば「事務用品費」に自動仕訳されます。

不正行為が起こりにくい

手書きやエクセルと比べ、会計ソフトだと入力履歴が残るため数字の書き換えが難しくなります。また、伝票から帳簿へ自動で転記されるため、改ざんも難しくなります。簡単な例を出すならば、伝票で10,000円と入力したら、元帳にも自動で10,000円となるため、1,000円でごまかすことはできません。

事業の改善機会の増加

決算書や試算表など、会計ソフト上で帳票を出力することで最新の数字を見ることができるため、問題点を早期発見でき、経営改善につながります。

 

以上が会計ソフト導入のメリットです。

中でも特に、簿記に関する知識が豊富でなくても使えるというメリットは、経理担当者を置かなくても経営者自ら使える、とも言えますので、事業を立ち上げたばかりで経理の人材を雇う余裕のない企業にとっても心強い点です。

また、企業規模が大きい場合でも、会計ソフトを利用することにより、各地の営業拠点の経理業務を本社に集約するなどできるため、紙管理・エクセル管理とは比較にならないほど便利であることが予想されます。

デメリットはあるのか?

一方、会計ソフトのデメリットですが、導入をためらうほどの大きなデメリットはない、と言えそうです。ただし、インストール型とクラウド型でそれぞれ注意しておきたい点があります。

まず、インストール型の会計ソフトの場合は、法令改正時等のアップデートを自身でやらなくてはならないため、それを見逃したり忘れたりしてしまうと改正前のやり方で書類作成してしまう可能性があります。ダウンロード、インストール、アップデート、バックアップ、といった作業に少しでも不安のある場合は、より直感的に使えて常に最新に管理されているクラウド型の会計ソフトから選ぶのが安心かもしれません。

クラウド型の会計ソフトのデメリットは、長期間利用する場合は、インストール型の価格を上回る可能性があることです。月々数千円の利用料でも、3年間利用すれば10万円を超えることもあります。ただし、クラウド版は、初期投資が小さいこと、ソフトウェアの乗り換えのハードルが低いことを考えるとそれほど大きなデメリットにはならないでしょう。

また、クラウド型の場合はインターネット環境によっては動作が遅くなる可能性もあります。無料トライアルなどの機会を利用し、正式導入前に確認しておくとよいでしょう。

ここまで会計ソフト導入時のメリットとデメリットを見てきました。それでは、次に会計ソフトの主な機能をご紹介します。

会計ソフトの主な機能 注目の6大機能

会計ソフトには主に、入力を支援する機能、承認申請を支援する機能、決算処理を支援する機能があります。中でも注目は、利用明細を取り込むことにより自動で入力ができる機能です。

それでは6つの機能を順番に見ていきましょう。

≪入力を支援する機能≫

①銀行口座やクレジットカードの利用明細を取り込んで自動入力
以前からの会計ソフトの基本機能として、伝票入力時に項目を選ぶと自動仕訳され、手書きよりも帳簿付けが簡単にできるということは分かりましたが、件数が多ければその分入力の負担があるものです。それを助けてくれるのが自動入力機能です。銀行口座やクレジットカードの利用明細を金融機関からCSVファイルでダウンロードし、会計ソフトと連携することにより自動で取り込まれ、仕訳までされるといった仕組みです。

初回の設定は少々手間と感じるかもしれませんが、一度設定してしまえば次回からは取り込みをするだけになるので飛躍的に楽になります。そして単に楽になるだけでなく、人的なミスがなくなることも魅力です。

これは単に入出金の記録のみでなく、売掛金や買掛金の消込も記録できるため、細かくお金の動きがある企業にとっては、この機能だけで経理の人数を減らせるくらい有効な機能かもしれません。

また、人の手で修正が可能な限り不正を100%防ぐことはできませんが、金融機関から読み込んだデータに手を加えるというのは心理的にハードルが上がりますので、多少なりとも改ざんの抑止力になり得るのではないでしょうか。

②領収書をスキャンして自動入力
OCRによるものもあれば、撮影と同時に自動送信され、オペレーターが入力代行のものもあります。当然ながら入力内容が合っているかの目視での確認や、万が一間違っている場合の修正、また自動で読み込まれない項目の手入力の必要はありますが、利用により格段に仕事のスピードアップが図れるのは間違いないでしょう。

オフィスのスキャナーや専用のスキャナーも利用できますが、スマホの撮影機能で利用できるものも最近増えているため、移動中にすぐに処理ができ、面倒な作業をオフィスに持ち帰る必要がなくなるのも魅力的です。

 

≪承認申請を支援する機能≫

 ③入力・承認の安全を守る権限管理機能
共有のエクセルファイルと違い、会計ソフトではあらかじめ設定された入力者、承認者のみが操作できるように権限管理機能がついています。これにより、担当外の人が勝手に操作したり、また特に入力者が自分で承認してしまったりといった不正を防止することもでき、内部統制の観点から見ても有効です。

また、入力されているか、承認待ちなのか、申請がどこまで進んでいるのかが会計ソフト上で確認出来るため、経理等の管理側にとって、督促時の手間が減ります。

ただし、承認機能については、未承認のものを集計時にどう扱うか、導入前に注意が必要です。なぜなら、未承認のものを集計対象外にしてしまうと、確定したものだけが集計されるため確実性が増しますが、逆に上司が休暇など何らかの事情で承認が滞っているタイミングでデータを抽出したら、せっかく入力されている数字が反映されなかった、ということがあり得ます。集計時に未承認のものも含めるか、含めないか、選べる機能があるか、チェックが必要です。

 

≪決算処理を支援する機能≫

④会計事務所とのデータ共有機能
会計ソフト上で会計事務所とデータのやり取りができると、お互いに忙しい決算時のコミュニケーションがスムーズになり、業務効率の点において必須の機能と言えます。

会計事務所に記帳代行・決算書作成や税務申告書作成などの業務を依頼する場合は、会計ソフトのデータをそのまま共有できると便利です。

注意点としては、会計事務所が使い慣れている会計ソフトがありますので、会計事務所が操作可能な会計ソフトはどれであるか先に確認しておくとよいです。

 

≪その他 有効な機能≫

⑤安心のバックアップ機能
会計ソフト上でバックアップをとれるため、大切な帳簿をなくしてしまう心配がありません。PCの故障や紛失に備えたバックアップという点では、データ移行が必要なインストール型より、ログインするだけですぐに使えるクラウド型の方が優れているといえるでしょう。

⑥制度変更等へ対応できる機能
マイナンバー、消費税率変更、新元号への対応は必須です。また、会計に関しては法改正がほぼ毎年あるため、常に最新にアップデートが必要です。クラウド型だと自動で変更してくれるので、その点では優れていると言えます。インストール型の場合も、サポートしてもらえるのか、別料金がかかるのか、そもそもその変化に対応できないため買い替えが必要なのか、導入前に確認が重要となってきます。

会計ソフトの種類・選び方

ここまでで使うべき機能がたくさんあることが確認できたかと思います。次に、会計ソフトの導入に際して、どのように選ぶかですが、先に述べたように、企業規模(中小企業向けか)、強み(財務会計に強いか)、対象ユーザー(経理初心者にも使いやすいか)などである程度絞ると同時に、以下の目的別に機能を見比べて選んでいくのがよいでしょう。

会計ソフトの利用目的別に選び方をご紹介します。

  • 従業員の入力作業を効率化させたい場合
    領収書のスキャン機能や、操作性に優れて分かりやすいものを導入するとよいでしょう。
  • 経理担当者の作業の効率化の場合
    AIによる自動仕訳や銀行口座明細の自動取り込み機能、消込機能などがついているものを選ぶとスピードアップが図れます。特に口座の入出金の多い場合は、これだけでかなりの業務量を削減することができるでしょう。逆に、現金での取り扱いが多い企業ではこの限りではないので、現金出納帳の画面の使いやすさ等、利用する仕組みの操作性を重視すればよいでしょう。
  • 今すぐ使いたい場合
    クラウド型は導入がスピーディーです。ですが、インストール型でもPC操作に慣れている方は、インターネット上でダウンロード版のソフトを購入して、すぐにインストール作業すれば割と短時間で利用できる状況になるでしょう。
  • ワークスタイルに対応させる場合
    リモートワークや拠点が複数ある場合は、クラウド型が便利です。例えば、外出する人が多く、PCよりは会社貸与のスマホで業務することが多い場合、スマホで申請から承認まで完結できるサービスが便利でしょう。
  • 外貨を扱う場合
    外貨管理機能がついているものが必須です。

おすすめの会計ソフト 6選

それぞれタイプ別におすすめの会計ソフトをご紹介します。

クラウド型

  • マネーフォワード クラウド会計
  • freee

クラウド型 / インストール型

  • 弥生会計
  • 勘定奉行

インストール型

  • 会計王
  • JDL IBEX出納帳 Major

マネーフォワード クラウド会計

MFクラウド会計

銀行やクレジットカードはもちろん、ECサイトでの購入履歴やアフィリエイトでの収益データとも連携し、データ取り込みによる自動入力が可能。連携可能なサービスは3600件以上。AIによる自動入力・自動仕訳にも注力している。

  • 1ユーザーあたり1980円~/月。
  • 仕訳件数50件まで無料のプランあり。

マネーフォワードクラウド会計の紹介ページ

freee

freee

中小企業利用のクラウド型の会計ソフトの中でシェアNo.1。経理業務初心者向けの分かりやすい作りが売り。

  • 1ユーザーあたり2380円~/月。
  • 30日間の無料お試しあり。

freeeのサービス紹介ページ

弥生会計

弥生会計

シェアNO.1の老舗ソフト。多くの企業で導入されているインストール型の他、クラウド型も人気。

  • クラウド型 1ユーザーあたり26000円~/年。
    インストール型 39800円~/1~2台。
  • クラウド型の2か月無料体験あり。

弥生会計のサービス紹介ページ

勘定奉行

勘定奉行

対応の幅の広さや多機能が売りの老舗ソフト。インストール型は、常に無料でバージョンアップ、永年サポート。

クラウド型も、全体的に初心者向けや簡単さが売りの他のクラウド型に比べ、入念に作りこまれており、複雑な経理業務にも対応可能。

  • インストール型 220,000円~/1台、970,000円~/3ライセンス。
  • クラウド型 初期費用50,000円 + 年額150,000円~/1ライセンス。

勘定奉行のサービス紹介ページ

会計王

会計王

電話サポートの他、有料で訪問指導サービスがあり、セットアップから基本的な使い方指導までしてもらえる。クラウドにデータをバックアップできるため安心。

  • 40,000円/1台

会計王のサービス紹介ページ

JDL IBEX出納帳 Major

JDL IBEX出納帳 Major

帳簿入力から決算書作成まで無料で利用できるソフトです。会計事務所とのデータ共有機能もありますので、小規模事業者がまずは無料で済ませたい場合は、十分利用できます。

  • 一通り無料で利用できる
  • レシート読み取り入力機能等役立つ機能も含まれている。

JDL IBEX出納帳 Majorのサービス紹介ページ

おわりに

会計ソフトは、会計知識が十分でなく、時間に余裕がない状況でも入出金管理や決算対応等をなんとかこなす手助けになるのは間違いないでしょう。特段のデメリットはありませんし、安価なサービスも増えていますので、ぜひ前向きに活用をご検討ください。

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