データ入力代行サービスとは？

データ入力代行サービスとは、名刺や応募ハガキ、アンケート、議事録などのアナログ情報を外部のスタッフに依頼し、データとして入力・整理してもらうサービスです。

データ入力代行サービスの利用目的

企業が「データとして入力してもらいたい」と考える対象は様々。更に、対象物によってデータ化すべき項目は異なります。たとえば、以下のようなものが挙げられるでしょう。

データ入力代行サービスのメリット

入力代行サービスを利用すると、内製する場合に比べて、多くのメリットが期待できます。具体的には「業務負担の軽減」「ミス・トラブルの回避」の2点が挙げられます。

入力・確認など業務負担の軽減

名刺やハガキなどをデータ化すること自体は、PCでの作業経験が少しでもあれば簡単に対応できるでしょう。しかし、データ化には時間や手間がかかり、情報量が多ければその分確認の負担も増加してしまいます。データ入力代行を利用すれば、その負担を軽減。従業員はリソースをほかのコア業務に割けるようになります。

ミス・トラブルを回避できる

データ化を内製すると、データ化する情報量に比例して入力ミスも多くなりがちに。データ化した情報を、マーケティングをはじめとする別業務に利用しようとすると、宛先間違いといったトラブルにもつながりかねません。データ入力代行サービスなら、高精度でデータ化されるため、ミスやトラブルを未然に防げます。

データ入力代行サービスの相場感と料金一覧

データ入力代行サービスの相場感

データ入力代行の料金はサービスによって、また「何をどれくらい依頼するか」によっても異なります。平均の料金相場としては、以下の一覧を参考にしてみてください。サービスを選ぶ際の一つの目安にしましょう。

データ入力代行サービスの料金一覧

おすすめのデータ入力サービスの料金は、以下の通りです。データ入力してもらいたい対象物によって単価も異なってきます。気になるサービスがあれば、「依頼したらどれくらいの価格になりそうか」データ量から算出してみましょう。

データ入力代行サービスのタイプと選び方

データ入力代行サービスによって料金や精度、セキュリティなどは異なります。たとえば、高精度・高セキュリティのものは料金が高く、最小ロット数も多い傾向にあり、逆もまた然りです。

大量対応や高精度・セキュリティ、もしくはコスト・納期のどちらを重視するかによって、データ入力代行サービスは2つのタイプに大別できます。以下、「どのような場合が当てはまるのか」「どのようなサービスがあるのか」を詳細に説明しています。自社で利用するとしたら、どちらのタイプが当てはまるか考えてみましょう。

大量の対応や高精度・セキュリティなどを重視する場合

大学や研究機関が蓄積した大量書類について、正確性を担保してデータ化したい場合や、企業が多くの機密情報や個人情報を取り扱う際、絶対に漏えいするリスクのないセキュリティが求められるような場合などが挙げられます。このようなケースでは、大量のデータを取り扱った実績があるサービスや、データの漏えいや不正アクセスなどを防ぐための高度なセキュリティ対策をとっているサービスが有効です。

たとえば、正確な大量のデータ化が求められる場合であれば、「おまかせDATA入力」がおすすめ。最低発注料金が一律合計10万円という大ロット発注が中心で、データ化も99.96%以上の最高精度を実現しています。

また、高度なセキュリティ対策が求められる場合であれば、「うるるBPO」や「シ・ブリュ」がおすすめ。専用ICカードによる施錠、監視カメラによる24時間監視体制、業務の再委託禁止など、徹底したセキュリティ体制をとっています。

コストや納期などを重視する場合

予算に上限があり、特定の領域のみ依頼したい場合や、締切・期限が厳しいプロジェクトで、そのタイムラインにあわせたスケジュール管理が必要な場合などが挙げられます。このケースでは、「対象物はハガキ」「項目は住所と氏名のみ」など必要な作業を切り分けて依頼できると、納期の厳守やコスト削減につなげられるでしょう。

コスト重視であれば、定型フォーマットのデータ入力代行を1文字0.2円～で発注可能な「UNIMEDIA」や、0.4円～依頼できる「アクシス」などが適しています。できる範囲は自分達で対応することで、納期も守りつつ効率的にコストを抑えられるように。

また、納期重視であれば、最短2営業日で納品する「シスプロデータプロ」や、短納期にも対応する「7-index」がおすすめです。

データ入力代行サービスの比較ポイント

ある程度、自社にあったタイプが絞り込めたら、今度は具体的にサービスを比較・検討していきましょう。データ入力代行サービスを比較する際のポイントとして、以下の4つが挙げられます。

業務範囲・フローがマッチしているか

データ入力には様々な工程が存在するため、依頼する際の業務範囲や対応フローが自社に即しているのかがポイントとなります。

たとえば、紙の帳票のデータ入力を依頼する場合、「自社でスキャンしてデータを送付する」「帳票を郵送する」「コピーを郵送する」など、様々な方法があります。また、データ化したものを「どのような状態で納品するのか」も重要に。「Excelにインポートするのか」「グラフに落とし込むのか」など、希望するツールへの入力やデータ加工の対応範囲もサービスによって異なります。できるだけ、自社のニーズや課題にあった対応を講じてくれる業者を選ぶようにしましょう。

たとえば、「シ・ブリュ」では、集計・グラフ化・レポート作成などを一貫した業務として依頼が可能に。幅広い業務範囲で発注することで、自社内でのリソースを割かずに、コア業務へ集中できる環境づくりにつなげられます。

読み取り可能な項目がどれくらいあるか

一口に名刺の入力ができるといっても、サービスによって読み取ってくれる項目には差があります。ハガキやアンケートなどの対象物についても同様です。

たとえば、名刺の読み取り項目に関していうと、「7-index」は名前・郵便番号・住所など16項目のデータ入力に対応。基本料金や最低価格を設定していないため、必要な項目のみの依頼が可能に。

一方、「UNIMEDIA」は「部署、肩書・役職、カナ、URL、FAX番号」など16項目（30円）をセットで依頼できます。項目が増えれば当然料金も増えてくるため、無駄なコストを抑制するためにも、依頼する対象物によって「どれくらい読み取り部分があるのか」「料金はいくらぐらいになりそうか」などをチェックしておきましょう。

外国語には対応しているか、対応言語はどれくらいあるか

グローバルなビジネスや国際的な顧客を対象とする企業にとっては、日本語以外の言語に対応しているサービスを選ぶことが必須に。サービスによっては、英語で表記された紙媒体のデータ入力に対応しているもの、更にそれを日本語に翻訳してくれるものや、逆に日本語から英語に置き換えてくれるものも。また、英語に限らず、様々な言語に対応しているものもあります。

たとえば、「おまかせDATA入力」は、英語、中国語、韓国語、ドイツ語のほか計30カ国語に対応しており、あらゆる言語のデータ処理を依頼できます。

セキュリティ対策は十分か

ハガキ・申込書など、データ化すべき書類や帳票などの対象物のなかには、個人情報が多く含まれていることが珍しくありません。情報漏えいや不正アクセスに対し、秘密保持契約の締結によって法的に保護することはもちろんですが、無用なリスクを避けるためにも、情報の取り扱いに注意を払っているサービスを選びましょう。

たとえば、一般的には以下の特徴を持ったサービスはセキュリティへの意識が比較的高いといえるでしょう。

• クラウドソーシングサイトなどを利用した再委託を行わない
• 預かった個人情報を自社内から持ち出さない
• 再委託する場合、必ず秘密保持契約を締結している
• 不正流出を防ぐため、ネットワーク接続していないスキャナを利用している　など

そのほかにも、「ログ取得」「入退室管理」「アクセス制限」「監視カメラの設置」なども挙げられます。

おすすめのデータ入力代行サービス（大量の対応や高精度・セキュリティなどを重視）

おまかせDATA入力（株式会社誠勝）

（出所：おまかせDATA入力公式Webサイト）

データ化だけでなく、資料整理や集計まで一貫した依頼が可能なデータ入力代行サービス。データ入力作業では、情報のデータ化からソフトウェアへのインポートまで対応。外国語の入力や指定のシステムに特化したフォーマット維持など、難易度の高いデータ化にも幅広く応じている。
プライバシーマークを取得しており、徹底した個人情報の保護や管理にも努めている。99.96%以上の最高精度を実現する品質に定評があり、大学や研究機関などからのリピートも多い。

• 料金参考：名刺8項目31円～

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うるるBPO（株式会社うるるBPO）

（出所：うるるBPO公式Webサイト）

セキュリティ対策が徹底されたデータ入力代行サービス。データファイルの送受信時にはすべてのデータを暗号化。更に、社内の出入口では専用ICカードによる開錠のみを可能とし、監視カメラによって24時間の監視体制を敷くことにより、安心なアウトーソーシングを実現している。
データ化には国内外のリソースをフル活用し、通常1カ月かかるような業務が5日で完了することも。人力だけではなく、専用のチェックシステムやExcel関数などを駆使し、短納期ながらも高精度なデータ化を可能にしている。

• 料金参考：名刺10項目31円〜

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シ・ブリュ（有限会社シ・ブリュ）

（出所：シ・ブリュ公式Webサイト）

セキュリティ意識の高いデータ入力代行サービス。業務の再委託を行わず、自社内のみで完結することで個人情報の漏えいを防止。15年以上にわたりプライバシーマークを取得しており、多くの企業からの信頼が厚い。また、単なるデータ化にとどまらず、たとえばアンケート入力なら集計・グラフ化・レポート作成作業まで応じている。
そのほか、名刺のデータ化にあわせて手書きメモの入力にも対応。資料作成、手書き原稿や印刷物などのテキスト入力、特殊な仕様の入力も代行しており、幅広い分野での依頼に役立つ。

• 料金参考：名刺8項目80円～

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ナレッジデータサービス（ナレッジデータサービス株式会社）

（出所：ナレッジデータサービス公式Webサイト）

案件予算10,000円以下の小口案件から、大量のデータ化案件まで幅広い依頼に応えるデータ入力代行サービス。30枚以下の名刺入力や30分前後のテープ起こし、300枚程度のアンケート入力も代行している。柔軟な対応を行えるよう、入力スタッフの体制を整えているため、緊急のニーズも相談可能だ。
データ化だけでなくデータの編集・加工も提案し、データ分析しやすい方法で提供。名刺・名簿データやアンケート、原稿・冊子の入力など様々な業務を手掛ける。

• 料金参考：名刺1セット 38円〜

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プロセス・マネジメント（株式会社プロセス・マネジメント）

（出所：プロセス・マネジメント公式Webサイト）

ペーパーレス化の実現を支援する電子化代行サービス。名簿や名刺、ハガキや原稿用紙に記載された情報の入力はもちろん、手書き書類のデータ入力にも対応。納品する際のファイルは、Excelやテキストファイルなどから、活用しやすい形式を指定できる。
プライバシーマークを取得し、万全のセキュリティ対策を敷いているため、個人情報も安心して依頼可能。また、電子化した文書の円滑な管理や活用について、アドバイスを仰げるのも心強い。

• 料金参考：名刺9項目49円～

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スマートゲートの入力代行（スマートゲート株式会社）

（出所：スマートゲートの入力代行公式Webサイト）

取引先企業1,800社以上、出版物50,000冊以上のデータ化実績を誇る代行サービス。出版物の電子書籍化で培ってきた校正ノウハウに強みを持ち、オリジナル校正システムと専門スタッフによる高度なオペレーションで、99.98％の高精度なOCR技術を実現。データ化以外にもスキャニング代行といった業務にも対応する。
オフィス出入口は専用ICカードでのみ開錠可能で、記憶媒体などの持ち込みも禁止。万全のセキュリティ対策をとり、プライバシーマークも取得しているため、個人情報を含む案件でも安心して依頼できる。

• 料金参考：名刺10項目19円～

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おすすめのデータ入力代行サービス（コストや納期などを重視）

UNIMEDIA（株式会社ユニメディア）

（出所：UNIMEDIA公式Webサイト）

アンケート用紙や応募ハガキ、各種申込書などの定型フォーマットに特化したデータ入力代行サービス。定型書式のデータ入力は1文字0.2円～と最安水準で発注が可能。クラウドソーシングを活用しつつ、複数人で入力を行う手法を採用しているため、安価ながらも高品質なサービスとして定評がある。
原稿用紙や書籍などの非定型のデータ入力サービスでは、対応領域が幅広く、スキャンニングも依頼できる。カタログデータからのデータ起こし作業、文字データの転記作業などに柔軟に対応してくれるのも魅力。

• 料金参考：名刺16項目30円〜

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シスプロデータプロ（株式会社シスプロ）

（出所：シスプロデータプロ公式Webサイト）

中国武漢市にあるオフショアオフィスを活用した、最安水準のデータ入力代行サービス。原本は日本国内でスキャニングし、武漢データエントリーセンターへ送信。データ入力の内容に誤りがないようベリファイ入力を採用し、高精度のデータ化を実現している。また、最短2営業日の納品にも対応しており、短納期での依頼も相談可能だ。
業務に携わるスタッフは、個人情報の取り扱いに関する覚書、機密情報契約書を締結。プライバシーマークを取得しており、あらゆる観点からの情報漏えいを徹底的に防ぐ。

• 料金参考：名刺8項目19円〜

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アクシス（株式会社アクシス）

（出所：アクシス公式Webサイト）

集計結果を活用するための数値化や、グラフ化にも対応しているデータ入力代行サービス。文字のデータ化やアンケート入力に限らず、ラベル印刷やスキャニング作業など幅広い業務に対応している。作業フローの効率化によって、文字入力0.4円～依頼が可能。入力作業は日本人スタッフにて遂行し、手書き文字も丁寧に読み取る。データ化の品質や情報保護も安心だ。
作業内容や仕様についても、ヒアリングから開発まで一貫して行うため、細かい要望や指示にも柔軟に応じる。

• 料金参考：名刺6項目30円〜

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7-index（株式会社 SEVEN INDEX）

（出所：7-index公式Webサイト）

基本料金・最低価格の設定がなく、コスト重視の企業におすすめのデータ入力代行サービス。1文字0.4円～という低単価かつ業務を細かく切り分けて依頼できる点が特徴。キャンペーン期間といった短納期案件から、随時作業まで臨機応変に対応してくれるため、コストを抑えつつ、何かあったら気軽に依頼したい場合には最適だ。
安価ながらも国外へ再委託するようなことはなく、日本人が手作業で丁寧に行うため、くせ字や判別が難しい文字についても高精度でのデータ化を実現する。

• 料金：要問い合わせ

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まとめ

名刺やハガキ、アンケートといったアナログな情報をデータとして入力・整理する、データ入力代行サービスについて紹介しました。データ入力を外部へ委託し、データ入力にかかる手間を省くだけでなく、従業員が本来注力すべきコア業務に時間を割けるようになることで、社内の生産性アップが期待できるように。また、入力ミスをなくすことで、高い精度でデータ管理も可能となります。

データ入力代行サービスを選ぶ際は、以下のポイントを意識するとよいでしょう。

1. 業務範囲・フローがマッチしているか
2. 読み取り可能な項目がどれくらいあるか
3. 外国語には対応しているか、対応言語はどれくらいあるか
4. セキュリティ対策は十分か

サービスによって料金形態に違いがあるので、必要な機能や予算を検討したうえで、自社に最適なデータ入力代行サービスを選んでみてください。