データ入力代行サービスとは？

データ入力代行サービスとは、名刺や応募ハガキ、アンケート、議事録などのアナログ情報を、外部のスタッフに依頼し、データとして入力・整理してもらうサービスです。

データ入力代行サービスの利用目的

企業が「データとして入力してもらいたい」と考える対象は様々です。更に対象物によってデータ化すべき項目は異なります。たとえば、以下のようなものが考えられます。

データ入力代行サービスのメリット

入力代行サービスを利用すると、内製する場合に比べて、多くのメリットが期待できます。具体的には「業務負担の軽減」「ミス・トラブルの回避」の2点が挙げられます。

入力・確認など業務負担の軽減

名刺やハガキなどをデータ化すること自体は、PCでの作業経験が多少でもあれば簡単に対応できます。ただし、時間や手間がかかりますし、情報量が多ければ、確認の負担も増えます。データ入力代行を利用すれば、その負担を軽減できます。従業員はリソースを他のコア業務に割くことができるようになります。

ミス・トラブルを回避できる

データ化を内製すると、データ化する情報量に比例して、入力ミスも多くなります。そのデータをマーケティングなど別業務に利用しようとすると、宛先間違いなどでトラブルにもつながりかねません。データ入力代行サービスなら、高精度でデータ化されるため、ミスやトラブルを未然に防止できます。

データ入力代行サービスの相場感と料金一覧

データ入力代行サービスの相場感

データ入力代行の料金はサービスによって、また「何をどれくらい依頼するか」によっても異なります。平均の料金相場としては以下のようになります。サービスを選ぶ際の一つの目安にしましょう。

データ入力代行サービスの料金一覧

おすすめのデータ入力サービスの料金は、以下の通りです。データ入力してもらいたい対象物によって単価も異なってきます。気になるサービスがあれば、「依頼したらどれくらいの価格になりそうか」データ量から算出してみましょう。

データ入力代行サービスのタイプと選び方

データ入力代行サービスによって料金や精度、セキュリティなどは異なります。たとえば、高精度・高セキュリティのものは料金が高く、最小ロット数も多い傾向にあり、逆もまた然りです。

精度・セキュリティor料金・納期、どちらを重視するかによって、データ入力代行サービスは2つのタイプに大別できます。1つは、大量の対応や高精度・セキュリティなどを重視する場合。もう1つは、それとは逆に、コストや納期などを重視する場合です。以下、「どのような場合が当てはまるのか」「どのようなサービスがあるのか」を詳細に説明しています。自社で利用するとしたら、どちらのタイプが当てはまるか考えてみましょう。

大量の対応や高精度・セキュリティなどを重視する場合

大学や研究機関が蓄積した大量書類のデータ化を必要としており、その書類内容の正確性を担保したい場合。また、企業が多くの機密情報や個人情報を取り扱う場合で、絶対に漏洩するリスクのないセキュリティが求められるような場合が挙げられます。この場合は、大量のデータを取り扱った実績があるサービスや、データの漏えいや不正アクセスなどを防ぐための高度なセキュリティ対策をとっているサービスが対象となります。

たとえば、前者であれば、「おまかせDATA入力」がおすすめ。最低発注料金が一律合計10万円という大ロット発注が中心で、データ化も99.96%以上の最高精度を実現しています。後者であれば、「うるるBPO」や「シ・ブリュ」がおすすめ。専用ICカードによる施錠、監視カメラによる24時間監視体制、業務の再委託禁止など、高度なセキュリティ体制をとっています。

コストや納期などを重視する場合

予算に上限があり、特定の領域のみ依頼したい場合や、締切や期限が厳しいプロジェクトで、そのタイムラインに合わせたスケジュール管理が必要な場合などです。この場合、低単価はもちろん、納期・コストを抑えて依頼できるように、「対象物はハガキ」「項目は住所と氏名のみ」など必要な作業を切り分けて依頼できると便利です。

前者のコスト重視であれば、たとえば、フォーマットの帳票であれば1文字0.2円〜で発注可能な「UNIMEDIA」や「アクシス」などが挙げられます。できる範囲は自分達で対応することで、効率的にコストと納期を減らすことができます。後者の納期重視であれば、名刺入力なら最短3営業日で納品可能な「シスプロデータプロ」や「7-index」がおすすめです。

データ入力代行サービスの比較ポイント

ある程度、おすすめのタイプが絞り込めたら、今度は具体的に比較検討していく番です。データ入力代行サービスを比較する際のポイントとして、以下の4つが挙げられます。

業務範囲・フローがマッチしているか

データ入力には様々な工程が存在するため、依頼する際には業務範囲や対応フローが自社に即しているのかは重要なポイントとなります。

たとえば、紙の帳票のデータ入力の場合、「自社でスキャンしてデータを送付する」「帳票を郵送する」「コピーを郵送する」など、様々な方法があります。また、データ化したものを「どのような状態で納品するのか」も重要です。Excelにインポートするのか、グラフに落とし込むのかなど、希望するツールへの入力やデータ加工の対応範囲もサービスによって異なります。できるだけ、自社のニーズや課題に合った対応を講じてくれる業者を選ぶようにしましょう。

たとえば、「シ・ブリュ」では、集計・グラフ化・レポート作成などを一貫した業務として依頼できます。幅広い業務範囲で発注することで、自社でのリソースを割くことなく、コア業務に集中可能です。

読み取り可能な項目がどれくらいあるか

一口に名刺の入力ができると言っても、サービスによって、読み取ってくれる項目には差があります。それ以外のハガキやアンケートなどの対象物についても同様です。

たとえば、名刺の読み取り項目に関して言うと、「7-index」は最小「名前、郵便、住所」の3項目（15円）〜。「UNIMEDIA」は最大で「部署、肩書・役職、カナ、URL、FAX番号」など16項目（30円）にも及びます。項目が増えれば当然料金も増えてくるため、無駄なコストを抑制するためにも、依頼する対象物によって「どれくらい読み取り部分があるのか」「料金はいくらぐらいになりそうか」チェックしておきましょう。

外国語には対応しているか、対応言語はどれくらいあるか

グローバルなビジネスや国際的な顧客を対象とする企業にとっては、日本語以外の言語に対応しているサービスを選ぶ必要があります。サービスによっては、英語で表記された紙媒体のデータ入力に対応しているもの、それを日本語に翻訳してくれるものや、逆に日本語から英語に置き換えてくれるものも存在します。また、英語に限らず、様々な言語に対応しているものもあります。

たとえば、「おまかせDATA入力」は、英語、中国語、韓国語、ドイツ語ほか計30カ国語に対応しており、あらゆる言語のデータ処理を依頼できます。

セキュリティ対策は十分か

ハガキ・申込書など、データ化すべき書類や帳票などの対象物の中には、個人情報が多く含まれていることが珍しくありません。秘密保持契約の締結によって情報漏えいや不正アクセスに対する法的な保護を取ることはもちろんですが、無用なリスクを避けるためにも、情報の取り扱いに注意を払っているサービスを選びましょう。

たとえば、一般的には以下の特徴を持ったサービスはセキュリティへの意識が比較的高いと言えるでしょう。

• クラウドソーシングサイトなどを利用した再委託を行わない
• 預かった個人情報を自社内から持ち出さない
• 再委託する場合、必ず秘密保持契約を締結している
• 不正流出を防ぐため、ネットワーク接続していないスキャナを利用している　など

その他にも、「ログ取得」「入退室管理」「アクセス制限」「監視カメラの設置」なども挙げられます。

主なデータ入力代行サービス（大量の対応や高精度・セキュリティなどを重視）

おまかせDATA入力（株式会社誠勝）

（出所：おまかせDATA入力公式Webサイト）

データ化だけでなく、資料整理や集計まで一貫した依頼が可能なデータ入力代行サービス。外国語や指定のシステムに特化したフォーマット維持など、難易度の高いデータ化にも幅広く対応。データ入力作業では、デジタル上にデータ化した情報をソフトウェアにインポート。プライバシーマークを取得しており、個人情報の保護や管理にも努めている。また、99.96%以上の最高精度を実現する品質は、大学など研究機関からのリピートも多い。

• 料金参考：名刺8項目31円～

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うるるBPO（株式会社うるるBPO）

（出所：うるるBPO公式Webサイト）

セキュリティが徹底されたデータ入力代行サービス。データファイルの送受信時にはすべてのデータを暗号化。更に社内の出入口には専用ICカードによる開錠可能とし、監視カメラによる24時間監視体制により安心できるアウトーソーシングを実現。データ化には国内・国外のクラウドワーカーをフル活用することで通常1カ月かかるような業務も5日で完了。人力だけではなく、専用のチェックシステムやExcelエクセル関数などを駆使するため、短納期ながらも高精度が可能。

• 料金参考：名刺10項目31円〜

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シ・ブリュ（有限会社シ・ブリュ）

（出所：シ・ブリュ公式Webサイト）

セキュリティ意識の高いデータ入力代行サービス。業務の再委託を行わず、自社内のみで完結することで個人情報の漏えいを防止。15年以上にわたりプライバシーマークを取得しており、多くの企業から信頼が厚い。また単なるデータ化にとどまらず、たとえばアンケート入力なら集計・グラフ化・レポート作成作業まで対応可能。
その他、名刺のデータ化に合わせて手書きメモにも対応。更に資料作成、手書き原稿や印刷物などのテキスト入力、特殊な仕様の入力代行にも対応しており、幅広い分野での発注が可能。

• 料金参考：名刺8項目80円～

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ナレッジデータサービス（ナレッジデータサービス株式会社）

（出所：ナレッジデータサービス公式Webサイト）

案件予算10,000円以下の小口案件から、大量のデータ化案件まで幅広く対応可能なデータ入力代行サービス。30枚以下の名刺入力や30分程度のテープ起こし、300枚のアンケートも承っている。柔軟に対応可能な入力スタッフ体制を整えているため、緊急的なニーズや小口の要望も問題いらず。
データ化だけでなく、データの編集・加工を提案しデータ分析しやすい方法で提供。名刺・名簿データやアンケート、原稿・冊子の入力などの様々な業務にも対応。

• 料金参考：名刺11項目 38円〜

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プロセス・マネジメント（株式会社プロセス・マネジメント）

（出所：プロセス・マネジメント公式Webサイト）

ペーパーレス化の実現を支援する電子化代行サービス。名簿や名刺、ハガキや原稿用紙に記載された情報を入力や手書きの書類のデータ入力にも対応。納品する際のファイルは、Excelやテキストファイルなどから指定可能。PマークやDXマークを取得するなどセキュリティ対策にも余念がない。また、電子化した文書の円滑な管理や活用についてアドバイスを仰げるのも心強い。

• 料金参考：名刺9項目49円～

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スマートゲートの入力代行（スマートゲート株式会社）

（出所：スマートゲートの入力代行公式Webサイト）

取引先企業800社以上、出版物50,000冊以上のデータ化実績を誇る代行サービス。出版物の電子書籍で培ってきた校正ノウハウに強みを持ち、オリジナル校正システムと専門スタッフによる高度なオペレーションで99.8％の高精度を実現。データ化以外にもスキャニング代行やOCR処理などの業務にも対応可能。
また、オフィス出入口は専用ICカードでのみ開錠可能で、記憶媒体等持ち込み禁止。万全のセキュリティ対策をとっているため安心して依頼できる。

• 料金参考：名刺10項目19円～

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主なデータ入力代行サービス（コストや納期などを重視）

UNIMEDIA（株式会社ユニメディア）

（出所：UNIMEDIA公式Webサイト）

アンケート用紙や応募ハガキ、各種申込書などの定型フォーマットに特化したデータ入力代行サービス。フォーマットの帳票を1文字0.2円〜と最安値で発注可能。クラウドソーシングを活用しつつ、複数人で入力を行う手法を採用しているため、安価ながらも高品質なサービスとして好評。
原稿用紙や書籍などの非定型型のデータ入力サービスでは、対応領域が幅広く、スキャンニングも依頼可能。カタログデータからのデータ起こし作業、文字データの転記作業に柔軟に対応してくれるのも心強い。

• 料金参考：名刺16項目30円〜

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シスプロデータプロ（株式会社シスプロ）

（出所：シスプロデータプロ公式Webサイト）

中国武漢市にあるオフショアオフィスを活用した、最安のデータ入力代行サービス。原本は、日本国内でスキャニングし、武漢データエントリーセンターへ送信。データ入力の内容に誤りがないようベリファイ入力によって、高精度を実現している。
業務に携わるスタッフは、個人情報の取扱いに関する覚書、機密情報契約書を締結。プライバシーマーク取得企業であり、あらゆる観点からの情報漏えいを徹底的に防ぐ。また名刺入力の納期は最短3営業日と、短納期での依頼も可能。

• 料金参考：名刺8項目19円〜

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アクシス（株式会社アクシス）

（出所：アクシス公式Webサイト）

集計結果を活用するための数値化や、グラフ化にも対応しているデータ入力代行サービス。文字のデータ化やアンケート入力に限らず、ラベル印刷やスキャニング作業など幅広い依頼が可能。作業フローの効率化によって、最低0.4円からの依頼が可能であり、入力作業は日本人限定で遂行するため品質や情報保護も安心。またヒアリングから開発まで一貫して行ってくれるため、細かい要望や指示にも柔軟に対応。

• 料金参考：名刺6項目30円〜

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7-index（株式会社 SEVEN INDEX）

（出所：7-index公式Webサイト）

基本料金・最低価格なし。コスト重視の企業におすすめのデータ入力代行サービス。1項目0.4円〜という低単価かつ業務を細かく切り分けて依頼可能。キャンペーン期間などの短納期案件から、随時作業までと臨機応変に対応してくれるため、コストを抑えつつ、何かあったら気軽に依頼したい場合には最適。
安価ながらも、国外へ再委託するようなことはなく、日本人が手作業で丁寧に行うため、誤字や脱字漏れなく高精度が期待。

• 料金：要問い合わせ

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まとめ

データ入力代行サービスについてご紹介しました。データ入力を外部へ委託することで、単純な作業であるデータ入力にかかる手間を省くだけでなく、従業員がより生産性の高いコア業務に注力することで社内の生産性アップが期待できます。また、入力ミスをなくすことで、高い精度でデータの管理が可能となります。

データ入力代行サービスを選ぶ際は、以下のポイントを意識するといいでしょう。

1. 業務範囲・フローがマッチしているか
2. 読み取り可能な項目がどれくらいあるか
3. 外国語には対応しているか、対応言語はどれくらいあるか
4. セキュリティ対策は十分か

サービスによっては料金形態に違いがあるので、必要な機能や予算を検討したうえで、自社に最適なデータ入力代行サービスを選んでみてください。