スキャニングサービスとは？

スキャニングサービスは、紙の文書をスキャニングし、電子化するサービスのことです。法人で利用する場合には、文書内のデータへのアクセスや検索・共有が容易になり、バックアップや復旧もスムーズになるため、BCP対策としても有効です。保管スペースや管理コスト削減も図れます。

自社内で行う場合、時間と人的リソースが必要になるうえ、慣れない作業のためミスも懸念されますが、専門業者に依頼することで、徹底したセキュリティ対策のもと、高品質かつ効率的な電子化が実現します。

スキャニングサービスの主な利用シーン

企業においてスキャニングサービスは、主に以下のようなシーンで利用されています。

• 毎月届く大量の証憑書類を電子化し、保管費用削減や業務効率化を促進
• 古くなった出版雑誌を電子化することで、長期的な保存に対応
• 大量の見積書、契約書、請求書などを電子化することによる、オフィススペースの見直し
• 契約書類を電子化することで検索性を上げ、顧客対応を円滑化

法人向けスキャニングサービスのメリット（できること）

サービスによって対応範囲は異なりますが、専門業者への依頼で得られる主なメリットは次の通りです。

• 資料に応じた適切なスキャナーを使用することで、資料を傷つけずに電子化できる
• 大量のスキャンにも短納期で対応してもらえる
• スキャンデータを活用しやすい状態で納品してもらえる（ファイル整理、属性登録など）
• セキュリティが担保された環境下でスキャニングしてもらえる
• スキャン後の原本の保管や、溶解・焼却処理といった廃棄作業まで依頼できる
• 文書作成や法的知識をもつ専門家に対応してもらえる（文書情報管理士）

スキャニングサービスの作業の流れ

スキャニングサービスの一般的な流れを紹介します。

1. 原本の預かり
2. 前処理
3. スキャニング作業
4. データ加工
5. データチェック、ファイル名編集
6. 後処理
7. 納品、原本返却

なお、詳細はサービスによって異なるため、本記事の後半で紹介している各サービスの説明とあわせてご確認ください。

1.原本の預かり

郵送、または持ち込みにて原本を預かります。訪問引き取りなどに対応するサービスも。機密情報を取り扱う場合には、原本を預ける前に、必要に応じて「NDA（守秘義務契約書）」、「委託契約書」、「個人情報の取り扱いに関する覚書」などを締結する場合もあります。

2.前処理

画像化の前に原本の状況を確認し、体裁を整え（ホチキス・クリップ外し、シワ・折れ伸ばしなど）、作業しやすい状態へ整えます。

3.スキャニング作業

原本に適したスキャナーを用い、熟練スタッフによりスキャニングを行います。

4.データ加工

画像加工ソフトで視認性向上処理などを行い、きれいで見やすいデータを作ります。サービスによっては、OCR処理や目視での校正に対応しているところも。

5.データチェック、ファイル名編集

仕様通りに画像化されているか、抜けがないかなどを一枚一枚目視でチェック。スキャニング時に自動付与されたファイル名のリネームやフォルダへの分別作業も行います。

6.後処理

原本の返却が必要な場合は、要望に応じて原本を入稿時と同じ状態に戻します。サービスによっては、外したホチキスなどを元のように付け直したり、断裁した原本を製本し直したりもできます。

7.納品、原本返却

複数段階のチェック、検品後、各種メディア（CD-R、DVD-R、HDD、フラッシュメモリ、USB）やサーバーへのアップロードなど、希望の形式でデータ納品します。
原本が不要な場合は、倉庫移管や廃棄（溶解・焼却）処理をします。

スキャニングサービスのタイプ別の選び方

スキャニングサービスは、主に以下の5つのタイプに分けられます。

• 【スキャニングサービス専門タイプ】⇒ 特殊な資料や大量の書類にも対応
• 【ビジネス書類のスキャンに特化したタイプ】⇒ ビジネスシーンで使用する書類のスキャンに特化
• 【事務作業全般に対応するタイプ】⇒ 幅広い事務作業のBPOに対応
• 【文書の保管に強みを持つタイプ】⇒ 重要文書を保管するサービスに強み
• 【書類の移送に強みを持つタイプ】⇒ 収集・移送の効率化に強み

サービスによって強みとする代行業務が異なるため、自社の課題や要望を考慮したうえで選択しましょう。以下、各タイプの詳細を紹介します。

スキャニングサービス専門タイプ

多彩なスキャナーを保有し、状態の悪い原本や特殊な資料、大量の書類などにも対応できるタイプ。絶版書籍や数十年分の会報誌などを断裁せず電子化したいといった場合におすすめです。

たとえば、「雲紙舎」は、量や種類を問わず、あらゆる紙の資料の電子化のために、フェイスアップ型、オートフィーダー型、フラットベッド型をはじめとした高性能な業務用のスキャナーを保有。モアレ軽減やファイル形式の選択、解像度など、スキャニング仕様に沿った機器を選択でき、品質・コストの両面から最適なデータ化を実現します。

ビジネス書類のスキャンに特化したタイプ

契約書や帳票、一般書類など、ビジネスシーンで使う書類のスキャンに特化したタイプ。スキャンデータの生成だけでなく、データ活用や文書管理などのサポートを求める場合に適しています。

たとえば、「富士フイルムビジネスイノベーション」は、データ活用のためのIT環境が整備されているのが特徴。電子化が完了したデータからクラウド環境にアップロードされ、即時閲覧ができます。ユーザビリティーの高いUIを実装し、複数の属性情報による絞り込み検索ができるので、必要なデータに素早くアクセス可能。また、すでに利用中の業務システムとAPI連携することで、統合的な情報の利活用をサポートします。

事務作業全般に対応するタイプ

幅広い事務作業のBPOに対応しており、その一環としてスキャニングを行うタイプ。スキャン以外の業務も、あわせて任せられる点がメリットです。

たとえば、「シティコンピュータ」では、大判サイズにも対応するスキャンサービスをはじめ、データ入力代行、採点・集計、翻訳、テープ起こしなどの「データ化業務」、Webサイト制作、印刷物制作、システム開発などの「制作業務」、人材派遣・人材紹介、コールセンターといった「サポート業務」など、多岐にわたる高品質なサービスの提供により、業務効率化を支援します。

文書の保管に強みを持つタイプ

重要文書を保管するサービスに強みを持つタイプ。災害に強い保管環境下でBCP対策を講じたい場合におすすめです。

たとえば「鈴与」は、長期保管が必要な重要文書の原本を、耐震・耐火構造、多重セキュリティシステム（ICカードと生体認証装置による入退館管理、24時間監視カメラ）を備えたドキュメントセンターで保管。Web上の文書管理システムから預け入れ・取り寄せ、廃棄の依頼が可能です。

書類の移送に強みを持つタイプ

効率良く収集・移送ができるタイプ。全国の拠点にある大量の書類を電子化したい場合などに適しています。

たとえば、「ヤマトシステム開発」は、全国にあるヤマト運輸の営業拠点と連携して対応するため、書類の輸送コストや電子化までの期間を圧縮できるのがメリットです。

スキャニングサービスの費用相場

以下、主なスキャニングサービスの費用相場をまとめました。最低発注料金や基本料金が設けられているケースや、特定のサイズや数量に対して一定価格でサービスを提供するタイプもあります。

文書の種類や依頼枚数、スキャン方法、解像度などによっても料金に幅が生じますが、一般的なA4書類であれば、一枚あたりモノクロで4〜15円、カラーで7〜15円くらいが相場となっています。

スキャニングサービスの比較ポイント

法人向けスキャニングサービスを選定する際には、次のようなポイントで比較検討するとよいでしょう。

1. スキャンできる資料の種類
2. スキャン可能な量
3. スキャン前後の付随業務への対応範囲
4. オンサイト対応の必要性

それぞれ詳しく紹介していきます。

1.スキャンできる資料の種類

スキャンに使用される機器や技術、対応可能な資料について確認しましょう。特に、原本が一部しかないなど貴重な資料の場合は、断裁不要でスキャンできるかどうかも重要です。

たとえば、非破壊スキャンのパイオニアとして知られる「そのままスキャン」は、重要文化財指定の貴重書籍などの電子化実績を持つドイツ製の業務用非破壊スキャナー、1時間に6,000ページのスピードでスキャニングできるADFスキャナーなど、対象資料に応じたスキャナーを10種以上所有しており、適切な機材を活用することで、資料を傷つけずに電子化できます。文書情報管理士の資格を持つ担当営業、制作ディレクターが複数名在籍しており、厳重に品質・工程管理を行っています。

「大塚商会」は、契約書や希少資料、ISO文書、紙図面、手書き帳票、裁判書類、ミルシート（鋼材検査証明書）など、様々な文書のスキャンが可能。カラー原稿も両面を毎分200枚で高速スキャニングできるほか、伝票などの薄い用紙も「超音波による重送検知機能」で二重送りを防止。大量の文書を素早く電子化することで、短納期を実現しています。

「うるるBPO」は、縦に長い、A4サイズを超えるレシートのスキャンも可能です。保有するスキャナー機にてスキャンできないサイズの場合は、原本自体を2つに折るなどして、それぞれ画像を作成し、一つの画像になるように加工することで対応しています。

2.スキャン可能な量

大量のスキャンを依頼したい場合、そもそも対応可能か、一括で送付して受け入れてもらえるかも重要なポイントです。あわせて納品までのスピードについても確認しましょう。

「シティコンピュータ」は、大阪のDXセンターと東京拠点を中心に全国7拠点を展開しており、大量の文書のスキャニングに対応。

「そのままスキャン」は、クライアント個々の要望に応えられる柔軟性とスピード感が強みで、わずか2カ月半で約37万点の古書の表紙を電子化した実績があります。

また、大規模なスキャン依頼はもちろん、少量からでも対応しているサービスも。たとえば、「アイ・エス・エス」は、依頼文書が大量でも、一括して預かり可能なうえ、移転準備などでオフィスに保管スペースがない場合の一時保管も行っています。その一方で、ダンボール一箱などの小ロットの依頼も受け付けています。

同様に、4カ月間でオフィス書類30万枚の電子化の実績をもつ「ヤマトシステム開発」や、「うるるBPO」なども、受け入れ可能な枚数に制限はなく、少量からでもOKです。

3.スキャン前後の付随業務への対応範囲

ホチキスの取り外しや、封筒からの取り出しといった文書整理作業や、ファイル名の編集、原本の保管など、スキャン前後に発生する業務も代行してもらいたい場合は、具体的にどこまで対応可能かチェックしましょう。

たとえば、「ジェイ・アイ・エム」は、前処理（文書の折れのばしや、クリップ外しなど）や、スキャニング対象文書の選別、スキャニング後の紙文書の廃棄、外部倉庫への移管が可能。更に、紙文書にかかる業務プロセスの代行も行っています。申請書などの受付から、点検、電子化、データ入力、不備対応、各種通知発送といった業務プロセスをはじめ、印刷・発送、コールセンター対応までトータルにサポートします。

「うるるBPO」は、原本の返却が必要な場合、外したホチキスなどを元どおりに付け直したり、断裁してバラした原本を製本し直したりといった、「現状復帰」の作業にも対応。原本が不要な場合は、溶解処分し、必要な場合は、セキュリティ万全の自社倉庫にて安全に保管できます。

「シティコンピュータ」は、スキャン作業時のオプションが充実。具体的には、PDFやデジタルブックの目次を作成する「しおり作成」、電子化した文書を検索可能なシステムを提供する「検索システム」、AI技術を活用して文字認識率の高いOCRを提供する「AI OCR」、そのほかスキャン後の「溶解処理」や「原本保管」などがあり、要望に沿って選べます。また、スキャン関連サービスとして、「電子帳簿保存法ソリューション」や「e‐文書法ソリューション」なども提供可能です。

4.オンサイト対応の必要性

機密性が高いなどの理由で文書を社外に持ち出せない場合などは、オンサイト（出張スキャン）に対応しているサービスが選択肢に挙がります。

たとえば、「うるるBPO」は、主要都市に拠点を持つ株式会社キャスティングロードとの提携により、全国どこでも出張スキャニングに対応。地方でも最速翌日に訪問し、ボリュームの確認および見積が可能です。ただし、作業効率とセキュリティの最大化のため、作業部屋や、作業中の原本を一時保管するスペースのほか、作業に適した机・椅子・電源などの提供も必要になるため、あらかじめ確認が必要です。

おすすめの法人向けスキャニングサービス（スキャニングサービス専門タイプ）

そのままスキャン（株式会社誠勝）

（出所：そのままスキャン公式Webサイト）

紙文書・貴重書・地図・図面・美術品・フィルムなど、対象資料を選ばないスキャン代行サービス。非破壊スキャナーの活用により、貴重な書籍を裁断せずに電子化を行うサービスの先駆けとして、利用企業数5,000社以上、年間スキャン枚数100万ページ以上の実績を持つ。
「紙文書が多すぎて数えられない」、「原本を持ち出せない」といった場合は、担当が無料出張のうえ、ページカウントし、見積を算出。スキャニングやOCR、画像修正などのクオリティが気になる場合は、無料でサンプルデータの作成もできる。
首都圏・近畿圏にそれぞれ拠点があり、短納期にも対応可能。急にデータが必要になった場合は、特急対応として最短当日のデータ納品も受け付けている（別途費用が発生）。

• 料金：4円〜（モノクロ）・7円〜（カラー）/ページ［A4］（書類スキャン［200dpi］の場合）、基本料金8,000円
  ※最低発注料金は一律合計50,000円

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キンコーズの文書電子化ソリューション（キンコーズ・ジャパン株式会社）

（出所：キンコーズの文書電子化ソリューション公式Webサイト）

保管に負担のかかる紙書類などを安全・正確にスキャンし電子化するサービス。創業30年の経験と実績、パートナー企業との協力関係から、他社では断られた古くなった資料や大判の資料、絵画、古書、ぬいぐるみのような立体物など、あらゆる対象物の電子化に対応。電子化後のデータの保管・利用方法のほか、紙書類の再生紙へと活かすSDGs活動までサポートする。
「データそれぞれに指定した名前を付けてほしい」「納品の際、指定したフォルダに格納してほしい」といった、企業ごとの細かな要望にも柔軟に対応できるのが強み。ISO/IEC27001を取得したスキャン体制により、人事関連書類や決裁資料などの社外秘の重要書類も安心して預けられる。

• 料金：12,500円/冊（10cmファイル［A4用紙700枚想定］の場合）、基本料金900円

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うるるBPO（株式会社うるるBPO）

（出所：うるるBPO公式Webサイト）

顧客の利便性向上・コスト削減につがるよう、相談内容から本質的な課題を見つけ、用途に応じたスキャニング・最適なソリューションを提案するサービス。大手上場企業を含む5,000社、29,000件以上の取引実績を誇る。
サイズや枚数問わず、あらゆるニーズに対応可能。事前の入念なヒアリングをもとに、サンプル・仕様書を作成し、最適な作業プランを構築。ボリュームが不明、データ化後の運用が未定などの場合は実証実験を行い、精度の高い見積を算出する。
ハイエンドモデルを中心に100台以上保有する業務用スキャナー機の点検（外見・設定）、品質マネジメントISO9001に準拠した検品割合の実施、納品データの完全性を担保することで、高いサービスレベルを保持。

• 料金：4円〜（モノクロ）・8円〜（グレースケール・カラー）/ページ［A4］（ADFによる書類スキャン［200dpi］の場合）
  ※最低発注料金が「枚数×単価」で70,000円に満たない場合は、一律70,000円にて対応

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スキャン電子化BPO（キヤノンマーケティングジャパン株式会社）

（出所：スキャン電子化BPO公式Webサイト）

あらゆる企業文書をデジタルデータに変換することで情報の適正な保管・活用を促進し、データ志向の業務環境を実現するサービス。
金融、製造、流通、エネルギーなど、多岐にわたる業種・業態の文書電子化で得たノウハウを活かし、ネットワークや社内システム、法対応などの個別の状況を考慮しながら、最適なソリューションを提案。大量の保管文書だけでなく、業務帳票など日々の業務との連動性が高い文書にも対応。業務連動型の案件では、クライアントの業務の一部を担う中で新たな課題を見つけ、継続的な改善提案も行う。
高速・高品質なスキャニングができる50台以上のスキャナーを完備。様々な状態・状況の原稿に対応し、大判図面、製本文書や冊子なども、専用のスキャナーで裁断せずにスキャンできる。

• 料金：70万円〜/本　※一般文書の通常スキャン・6段キャビネット（モノクロ・300dpi）の場合
  ※6段キャビネット＝10cmバインダ8冊×6段、合計48冊 A4サイズが基本

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スキャンビズ（株式会社Brainew）

（出所：スキャンビズ公式Webサイト）

累計10億枚以上の実績。高品質・低価格で業務用書類を簡単データ化する、スキャニングサービス。小規模から大量スキャンまで、予算に合わせた柔軟なプランがあり、一ページあたり単価5円～。品質が不安な場合は、サンプル加工も可能。クライアントにとってベストな選択ができるよう、他社との相見積もりを歓迎している。
大量スキャン、保存状態がよくない書面、特殊な素材、非裁断スキャンなど、個別の要件に合わせて柔軟に対応。経験豊富な技師が最適なスキャンプロセスを設計し、最良のスキャンソリューションを提案する。解像度は150dpi～2,400dpi、写真は4,800dpiまで高精細加工が可能。建築・デザイン業界の複雑な図面や写真も、細部まで鮮明にデジタル化できる。

• 料金：39,800円（税込)
  ※「ボックス詰め放題プラン・スモールサイズ（80サイズ、A4書類・1,500枚程度想定）」の場合
  ※モノクロの場合は10％オフ。定期取引で割引も対応

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スキャンサービス（株式会社雲紙舎）

（出所：スキャンサービス公式Webサイト）

法人・団体組織の書類資料、図面、冊子専門、高精度なスキャンサービス。
専門のディレクターが案件ごとに工程を細かく策定し、工程ごとに専門スタッフ（スキャナー操作に習熟したオペレーター、検品や修正を担当するレタッチャー、校正スタッフ）を配置することで、精度や納期を管理でしながら、大量スキャンや高品質なPDF化を実現する。
スキャニング後のあらゆる二次利用にも対応。キャビネットに眠っていた資料をアーカイブ化・OCR化することで全社員がいつでも検索可能なデータを作成できたり、多言語対応のOCR処理でグローバル共有を叶えたり、AI OCRにより、印刷文字や手書き文字のテキストデータ化も可能になる。

• 料金：15円〜/A4片面（ADF［300dpi］の場合）
  ※最低発注料金は一律合計50,000円

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おすすめの法人向けスキャニングサービス（ビジネス書類のスキャンに特化したタイプ）

スキャニングサービス（株式会社ジェイ・アイ・エム）

（出所：スキャニングサービス公式Webサイト）

創業から50年以上にわたり培った業務知見とIT技術で、"最適な電子化"を提供するスキャニングサービス。
紙文書の状態や運用状況をヒアリングし、電子化の目的と課題を明確化。「予算がつかないから毎月少しずつ電子化したい｣｢持ち出したくないので、自社内でやってほしい｣といった企業ごとの要望や状況に適したサービスを提案。協議を重ねながら仕様を組み立て、電子化を進める。
スキャニングだけでなく、OCR処理や、属性情報のデータ入力、リスト化、管理するためのツール・データベース作成にも対応。紙文書の仕分けや点検、整理などの事務作業代行や、電子化後の倉庫移管、不要文書の廃棄まで、紙文書に関連する業務を丸ごとサポートする。

• 料金：15円（モノクロ・カラー自動判別）/ページ［A4］（「スタンダードコース」［300dpi］の場合）、基本料金30,000円

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スキャニングサービス（株式会社大塚商会）

（出所：スキャニングサービス公式Webサイト）

多くの法人企業から利用されている、安価&短納期のスキャニングサービス。
書庫やキャビネットなどに保管されている図面、契約書、マニュアルをはじめ、様々な文書を電子化できるほか、オプションで文書管理システムに登録できる検索属性項目（文書種別、タイトル、番号など）の追加も可能。文書管理システムとの連携により、納品後すぐに電子化したファイルの共有・検索ができるように。
情報を安全に共有・管理する「SMILE V/eValue V ドキュメント管理」や、重要書類を専用のセキュリティ設備が整った倉庫で保管する「セービングBOX」、機密書類を溶解処理で処分する「メルティBOX2」など、スキャニングに付随する多彩なサービスを備える。

• 料金：5円〜/ページ［A4］
  ※最低受付料金は40,000円

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スキャニングサービス（富士フイルムビジネスイノベーション株式会社）

（出所：スキャニングサービス公式Webサイト）

デジタル化によって、紙文書を価値あるデータに変換するスキャニングサービス。
最新のロボティクス・センサー技術を駆使し、大量の紙文書をスピーディーに電子化。電子化データの活用性を高めるため、PDFデータへのタグ付けや全文OCR処理を行うなど、最適な電子化仕様・運用方法も提案。企業が保有するデータと紙から抽出した属性を関連付けての運用にも対応する。
独自の文書管理ノウハウを活かし、企業の事情や状況に合わせて「電子化すべきもの」「廃棄すべきもの」「紙で保管すべきもの」に、適切に仕分ける方法をアドバイス。改善効果を含めて可視化することで、電子化プロジェクトのスムーズな実行と投資対効果の最大化を目指す。

• 料金：要問い合わせ

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ドキュメント・スキャニングサービス（株式会社リコー）

（出所：ドキュメント・スキャニングサービス公式Webサイト）

企業の保有する文書やマイクロフィルムのスキャン、更にはテキスト入力代行など、ドキュメントの電子化を幅広くサポートするサービス。
電子化作業は、オフサイト、オンサイトに対応。オフサイトの場合はセキュリティ便で預かり、セキュリティエリア内で作業を実施。オンサイトの場合は、スタッフが訪問し、専用機材を用いて作業を行う。
文書の電子化から保管・管理、廃棄までの業務を丸ごと委託できる「ドキュメントライフサイクルサービスSelect」や、紙文書を箱に入れて送るだけで電子化できる「RICOHおてがる箱スキャンサービス」、専用BOXに投入するだけで不要になった機密文書を抹消できる「iSS-BOX®」「SS-BOX®」など、様々なドキュメント活用のソリューションを用意している。

• 料金：要問い合わせ

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電子化（スキャニング）サービス（株式会社アイ・エス・エス）

（出所：電子化（スキャニング）サービス公式Webサイト）

NTT東日本のグループ企業による、電子化スキャニングサービス。最大A0サイズまでの原稿に対応するため、サイズの大きい設計図面などの電子化にも対応。
原稿を電子ファイルに変換すると同時に、OCR処理によりテキストデータ化することで、データとしての再利用が可能に。電子化後は指定のファイル名にリネームし、指定のフォルダ構成にしたうえで、HDD、CD・DVDなどの媒体、ネットストレージなど、希望の方法で納品を行う。
文書の整理・箱詰めを代行する「重要書類梱包サービス」や、スキャン後の文書の書庫戻し作業にも対応する「発送代行サービス」、スキャン後の文書を最適な環境と万全のセキュリティで管理する「書類保管サービス」など、電子化前後の課題を解決するサービスも充実。

• 料金：要問い合わせ

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おすすめの法人向けスキャニングサービス（事務作業全般に対応するタイプ）

スキャニングサービス（リスモン・マッスル・データ株式会社）

（出所：スキャニングサービス公式Webサイト）

親会社であるリスクモンスター株式会社の3,000社を超えるASPサービスの導入実績を活かし、スキャニングをはじめ、データエントリー、ダイレクトメールの発送代行、図書管理システムなど、業務改善に効果的なアウトソーシングサービスを提供。案件の大小を問わず、ニーズに合わせて臨機応変に取り組み、過去に事例がない業務も、柔軟に対応できるのが強み。
画像・データに含まれる個人情報はセグメント化したうえで伝送することで情報漏えいリスクを低減し、安全なアウトソーシングを実現。中国海南島の自社センターを中心に、大連・蘇州のアライアンス先など、中国のインフラを活用することで、コスト削減を図る。

• 料金：4円～（モノクロ・自動読み取り）/ページ［A4］

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スキャンサービス（スキャン代行）（シティコンピュータ株式会社）

（出所：スキャンサービス（スキャン代行）公式Webサイト）

A4サイズの契約書・請求書から大判サイズの図面やポスターまで、様々な文書の電子化を行うスキャンサービス。専門のコンサルタントが、効率的な電子化の方法や電子化による業務効率化を提案。文書情報管理士の資格を有するスタッフが品質管理をすることで、高品質な仕上がりを実現している。
そのほか関連サービスとして「出張スキャン」や「文書電子化コンサルティング」、「電子帳簿保存法ソリューション」、「e‐文書法ソリューション」など、スキャンサービスに関するソリューションやコンサルティングも提供。AI OCRや溶解処理、スキャンデータに通し番号を付与するナンバリングなど、様々なオプションも選択可能だ。

• 料金：5円〜/ページ［A4］（ADFによる書類スキャン［〜400dpi］の場合）

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おすすめの法人向けスキャニングサービス（文書の保管に強みを持つタイプ）

文書スキャニングサービス（鈴与株式会社）

（出所：文書スキャニングサービス公式Webサイト）

大量の書類も短納期で電子化。紙書類の現状と今後の運用に合わせた提案でDX化を促進するサービス。単に紙書類をスキャンするだけでなく、顧客の課題に合わせて、「キャビネット調査」「書類仕分け」「検索用属性データ作成」、「OCR処理」、「文書保管」、「溶解処理」、「検索システム」などの各種メニューから必要なサービスを提案。契約書や申込書などの機密情報を扱うことが多いため、書類の集配送、スキャン作業、保管、溶解施設持ち込みまで、すべて自社管理のもと実施。スキャン作業は、高セキュリティかつ災害対策を施した文書保管施設内で行う。スキャン作業後、保管や溶解処理の際も書類の移動が不要のため、リスクを低減できる。

• 料金：要問い合わせ

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電子化BPO・スキャニングサービス（三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社）

（出所：電子化BPO・スキャニングサービス公式Webサイト）

金融機関の文書周りに関する様々なソリューションの一環として、紙文書やマイクロフィルムの電子化を行うサービス。「青焼き」やマイクロフィルムのような特殊な媒体、A0図面など大きいサイズのものまで、多種多様な書類のスキャニングが可能。スキャニング後のデータは、関連システムへの登録や、DVDなどの媒体の作成・引き渡しを行う。書類の授受からデータ納品までの全工程を「工程管理システム」にて一件単位で管理し、急な問い合わせや再スキャンにおいて、誤りが生じないよう慎重に対応。作業場所はクライアントの敷地内または当社セキュリティエリア内を選択でき、いずれの場合も高いセキュリティレベルが確保される。

• 料金：要問い合わせ

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おすすめの法人向けスキャニングサービス（書類の移送に強みを持つタイプ）

文書スキャニングソリューション（ヤマトシステム開発株式会社）

（出所：文書スキャニングソリューション公式Webサイト）

オフィスにたまった書類を電子化する、文書スキャニングソリューション。全国にあるヤマト運輸も営業窓口のため、書類の輸送コストや電子化までの期間短縮を実現する。
プライバシーマークの使用許諾を取得しており、セキュリティカードによる入退室管理、監視カメラの設置など強固なセキュリティ体制下でスキャニング作業を実施。電子配信では、富士フイルムイメージングシステムズのSECUREDELIVERを使用。「大容量ファイル」や「重要データ」を簡単かつ安全に送受信できるため、秘匿性の高い帳票も安心して扱える。

• 料金：要問い合わせ

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まとめ

法人向けスキャニングサービスは、「セキュリティが担保された環境下で、資料を傷つけずに電子化できる」、「大量のスキャンにも短納期で対応できる」、「電子化したデータの共有や検索がスムーズになる」、「スキャン後の原本の保管・廃棄も依頼できる」といったメリットがあります。

法人向けスキャニングサービスは、以下のタイプに分類されます。

1. スキャニングサービス専門タイプ
2. ビジネス書類のスキャンに特化したタイプ
3. 事務作業全般に対応するタイプ
4. 文書の保管に強みを持つタイプ
5. 書類の移送に強みを持つタイプ

依頼したい内容や予算などを考慮したうえで、以下のポイントを比較検討しましょう。

1. スキャンできる資料の種類
2. スキャン可能な量
3. スキャン前後の付随業務への対応範囲
4. オンサイト対応の必要性

「何から手をつけてよいかわからない」といった場合も、文書の状態把握や課題整理など、スキャニングによる電子化の前工程も含めてサポートや提案をしてもらえるので、気軽に問い合わせてみるとよいでしょう。