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書類保管サービス比較15選。法人向けの料金やタイプ別の選び方

書類保管サービス比較15選。法人向けの料金やタイプ別の選び方

最終更新⽇:2024-02-22

書類の社内保管に限界を感じている方や、利便性とセキュリティを担保したうえで書類を預けられるサービスをお探しの方へ。書類保管サービスの利用シーンやできること、用途別の選び方、料金相場や比較ポイントとともに、おすすめのサービスを紹介します。

書類保管サービスとは?

書類保管サービスとは、法定保存文書やバックナンバー、機密文書といった重要書類をセキュリティ・災害対策などが施された専用倉庫で保管してくれるサービスのことです。

保管だけでなく、電子化やその管理、遠隔からの閲覧、廃棄などサービスによって様々なオプションを備えています。Webシステムを提供するサービスも多く、預けた書類をWeb上で一元管理可能です。書類保管を外部に委託することで、社内での保管コスト削減のほか利便性や安全性、保管環境の向上、データ活用の促進につながります。

書類保管サービスの主な利用シーン

保管する文書・書類には次のようなものが挙げられます。

バックオフィス 経理書類(総勘定元帳、会計伝票、支払請求書など)や人事・労務系書類(勤怠関連書類、年末調整関連書類など)を、部門・保存期間・用途別などで管理
営業部 請求書、領収書、契約書などを、担当者別、取引別、案件別などで管理
技術部門 図面、設計図、建築記録などを、日付順、アルファベット順、50音順などで管理
医療、介護機関 問診票、カルテ、レントゲンフィルムなどを、日付順、アルファベット順、50音順などで管理
教育機関 書籍、各種資料などを、ジャンル別、アルファベット順、50音順などで管理

書類保管サービスでできること

書類保管サービスでできることを一般的な流れに沿って紹介します。なお、詳細はサービスによって異なるため、本記事のサービス紹介とあわせてご確認ください。

1.プランニング・コンサルティング

専任の担当者が、書類の種類や個別のニーズに合わせた保管方法や運用方法を提案します。導入後も、コストパフォーマンスの高い運用支援を行います。

2.書類の整理

分類、ファイリング、保存箱への収納など、預け入れ前の整理は自社(依頼側)で行います。中には書類のファイリングを代行してくれるサービスもあります。

3.集荷・配送

宅配便や文書・媒体輸送の専用車などによって安全に集荷・配送します。午前中までの依頼で最短当日の午後配送に対応可能なサービスもあります。

4.保管

免震・耐震対策が施された全国各地の提携や直営の倉庫にて、最適な温湿度管理のもと保管されます。倉庫は各種セキュリティ(警備システム、監視カメラ、入退室管理システム、侵入検知センサーなど)を備えています。

5.Web管理

多くのサービスが、Webシステム上から保管文書を一元管理できます。倉庫への預け入れ・取り寄せ指示のほか、在庫確認や廃棄依頼もすべてWeb上で操作できるように。確認したい文書をすぐ呼び出せるようになり、保管文書の検索性が向上します。サービスによっては廃棄期限の自動通知機能や定期的な保管状況のレポート機能などを備えています。

6.廃棄・リサイクル

オプションで廃棄処分や溶解処理に対応するサービスもあります。「大型シュレッダーで紙片へ裁断後、製紙会社でトイレットペーパーにリサイクルする」、「保管箱を開封することなくダンボールごと溶解する」など方法は様々。いずれもセキュリティが担保された環境下で処理され、処分後には「廃棄証明書」などが発行されます。

書類溶解やリサイクル処理については「書類溶解サービス・機密文書リサイクルサービス比較13選。料金や選び方」で詳しく解説しています。

書類保管サービスのタイプ別の選び方

書類保管サービスは保管する書類の量や種類などによって、次のようなタイプに分けられます。

1.大量書類・全国対応向き

自社倉庫を保有し、輸送から管理まで高セキュリティを担保するタイプ。大量の書類を継続的に預けたい場合や、全国への集荷・配送も効率良く行いたい場合に適しています。

たとえば、三井倉庫の「大規模向け書類保管サービス」は、文書・媒体輸送専用車によるスピーディーな集配送が強みで、最短翌営業日の配送・引き取り(対応エリアのみ)のほか、全国複数拠点対応・大量保管対応も可能です。

全国各地の提携施設・直営倉庫に加え、ハイグレードな書類管理専用施設「レコードセンター」を保有しており、企業ごとのニーズに合わせて最適な保管施設を選択できます。

2.書類の管理・運用提案に強み

書類運用のプランニングに強みを持つタイプ。導入前のヒアリングをもとに、最適な保管プランを提案して欲しい場合に適しています。

2-1)自社倉庫保有

サービス運営会社が保有する倉庫で管理するタイプです。たとえば、専任のコンシェルジュによるきめ細かなサポート体制が強みのキーベックスが運営する「書庫番人」や「書類保管サービス」は、官公庁・自治体の書類の保管実績も多数。官公庁の厳しい審査条件を満たすサービスを提供しており、機密レベルの高い書類管理に長けています。

自社の書類専用倉庫は、警備システム、監視カメラ、入退室管理システム、侵入検知センサーなど様々なセキュリティ設備により365日24時間管理されているほか、回収車にもセキュリティ対策を実施しているため、安心して利用可能。希望者には倉庫見学も行っており、万全の体制を実際に確認できます。

2-2)保管業務代行

提携倉庫やトランクルームを活用して、保管業務を代行するタイプです。たとえば、大塚商会の「デジ倉 機密文書保管サービス」は、財団法人日本品質保証機構(JQA)より「データ保管センター 安全対策認定事業所」の認定を受けた専門施設にて、徹底したセキュリティ管理体制のもと、機密情報を安全かつ適正に管理しています。

また、130万社の取引実績で培ったノウハウを活かし、企業ごとのニーズに合った柔軟なカスタマイズや書類保管に関わる多様なソリューションを提案できるのも大きな強みです。

3.中規模・スモールスタートに対応

低価格で気軽に始められるタイプ。小規模事業者や個人事業主などにもおすすめです。

たとえば、「キャビネット+」は、1箱からの預け入れに対応しています。月額保管料は1箱90円〜、集配送料は1箱 500円と、シンプルな料金体系が特徴。公式サイト上で実際にかかる費用のシミュレーションも可能です。

4.トランクルームタイプ

書類に限らず備品なども一緒に預けられるタイプ。社内のスペース確保のために、書類を含めた収納場所として利用したい場合に適しています。

たとえば、「トランクルームの押入れ産業」は、文書保存だけでなく、オフィス備品やイベント用品、商品サンプルなどの営業ツール、オフィス家具や什器などの預け入れにも対応。トランクルームの多くは野外設置ですが、安心・安全を第一に考え、セキュリティ完備の倉庫内コンテナで保管します。

5.蔵書管理・書籍向け

書籍や資料などを多く所有する専門職や研究職の方向けのタイプです。「表紙から直感的に検索したい」、「希少価値の高い本を、傷みを防げる適切な環境下で管理したい」といった場合に適しています。

たとえば、「BookOcean」は、高い検索性と書籍に最適な保管環境が強み。Web上の本棚を閲覧する感覚で直感的に本を検索できます(「本棚プラン」の場合)。定温定湿に保たれ、災害・セキュリティ対策も万全の専用倉庫で保管されるため、本の劣化・消失リスクを低減できます。

書類保管サービスの料金相場

書類保管サービスは、書類の種類や量、配送方法や入出庫の頻度、オプションなどによって変動するため、事前見積もりが必要です。

文書箱1箱につきかかる月額保管料や、預け入れや取り出しのたびにかかる入出庫料や送料、専用の保管箱を利用する場合はその費用がかかります。電子化、廃棄・溶解費用を利用する際は別途オプション費用が必要となります。

1箱あたりの月額保管料の相場は、90〜300円程度。具体例を挙げると、キーペックスの「書類保管サービス」は、50箱で6,000円程度(条件によって変動あり)、「スマート書庫」は100円、「キャビネット+」は90円〜、「BookOcean」は、300円(税込)〜となっています。

「書類管理ドットコム」は、1日単位の料金システムを採用しており、倉庫に書類を保管している間のみ箱数に応じて課金されるため、無駄な保管料がかからないのが特徴です。最大割引適用時には手持ちの箱(書類箱3辺の合計が80cm未満)の場合、日額1.0円で預けられます。

また、入庫・出庫1回につきかかる1箱あたりの相場は、計500〜800円程度であり、「BookOcean」のように、入荷・出荷料に送料が含まれているサービスや、「キャビネット+」のように、入荷・出荷料はリーズナブル(45円)ですが、別途送料(500円/箱)がかかるサービスもあります。

つい保管料ばかりに意識が向きがちですが、入出庫の頻度に比例して費用がかさみます。自社での実際の運用を想定し、最適なサービスの検討を進めましょう。

書類保管サービスの比較ポイント

タイプに加えて、次のような観点でも比較検討を進めることで最適なサービス選びにつながります。

1.預け入れる単位

一般的に「倉庫保管サービス」というと、文書を収納した箱を預け入れるイメージですが、ファイルやフォルダなど、より小さな単位での預け入れに対応するサービスもあります。この場合、「利用頻度は低いが保存が必要な書類は箱単位で」、「個人・法人・案件ごとなど、個別管理が必要な書類はファイル単位や文書1件単位で」といったように、書類の特性や企業ごとのニーズなどに合わせて柔軟に選択できるので便利です。

たとえば、寺田倉庫の「書類保管サービス」は、書類1件ごとの管理にも対応可能(1件管理サービス)。書類1件ごと、バインダーごとなど、希望の預け入れ単位ごとにバーコードを付与・管理することで、箱単位に比べきめ細やかな在庫管理を実現しています。

2.保管書類へのアクセスのしやすさ

保管書類が必要になった際に、すぐにアクセスできるかも重要なポイントです。ほとんどのサービスでWebシステム上から保管文書の検索が可能ですが、サービスによっては保管文書の中身まで閲覧できるサービスを備えるものもあります。

たとえば、SRIの「文書保管サービス」は、倉庫に預けた文書の中から必要な文書のみスキャニングしてデータを送付する「オンデマンド電送」機能や、Web会議システムを活用してリアルタイムに倉庫内の文書を閲覧できる「リモート閲覧」機能を備えています。

「書類管理ドットコム」でも、同様の「遠隔閲覧サービス」を用意。こちらは保存箱内の文書だけでなく、2台のネットワークカメラを通じて、スタッフによる保存箱の開封作業の段階から確認できます。

いずれのサービスも、中身の紛失や情報漏えいのリスクを最低限に抑えながら、業務効率化をサポートします。

3.データ化の柔軟性

各サービスとも、文書保管に加えて、Web管理システムやデータエントリー、スキャンサービスなど、データ化やデータ活用支援のサービスが豊富ですが、自社の使いたい形でのデータ化に対応しているかの確認が必要です。

たとえば、三菱倉庫の「文書保管サービス」は、預ける前の文書箱も登録可能なシステム環境を提供しています。社内にある文書箱を専用Webサイトに登録して管理できるだけでなく、同システムで倉庫への預け入れ依頼にも対応。そのほか「複数の部門設定」、「ユーザーごとのアクセス制限」、「電子化サービス(オプション)」など、文書管理をサポートする機能も多数備えています。

寺田倉庫の「書類保管」サービスは、倉庫に預かっている契約書や申込書など重要書類を必要な時に必要な分だけPDF化する「リモートスキャンサービス」を用意。スキャン依頼もデータ閲覧もクラウド型文書管理システム「eTRUNK」上ででき、電子化コストは使った分のみ。「電子化を検討したが見積もりが高くて断念した」、「書類が電子化されておらずリモートワークができない」といった問題を解決します。

おすすめの書類保管サービス(大量書類・全国対応向き)

書類保管(寺田倉庫)

書類保管公式Webサイト

(出所:書類保管公式Webサイト)

文書管理のプロフェッショナルとして2,500社を超える取引実績を持つ同社の書類保管サービス。
1箱単位、1フォルダ単位、1ファイル単位など、書類の特性に応じて管理単位を柔軟に変更できるのがメリット。保管品の検索性に優れるクラウド型文書管理システム「eTRUNK」を備え、24時間体制で在庫管理や各種依頼ができるほか、廃棄期限の管理も自動通知機能で確実に行える。
11時までにオーダーすれば、保管品の当日午後配送に対応。宅配便のほか、専用車両、専門スタッフによる高品質な配送体制を完備している。
東京・大阪を営業拠点とし、全国対応可能。エリアをまたいだ支店、店舗などへの配送にも対応し、セキュリティを担保した全社統一の文書管理運用を実現する。

  • 料金:要問い合わせ

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文書保管サービス(株式会社SRI)

文書保管サービス公式Webサイト

(出所:文書保管サービス公式Webサイト)

機密文書管理に特化した専門会社ならではの、きめ細かな提案力と課題解決力が強みの書類保管サービス。
箱単位だけでなく、ファイルボックスや冊子、書類1件単位の管理にも対応。クライアントの課題・要望ごとにサービスをカスタマイズし、最適な文書管理ソリューションを提供する。
文書管理専用システム「BUNTAN」では、保管文書の在庫状況を書類1枚単位で確認できるほか、部署ごとの閲覧制限や担当者ごとの業務権限管理、承認ワークフロー、各種業務の依頼履歴管理、アクセスログの管理なども可能。文書ライフサイクルに関わるすべての管理業務をWeb上からスピーディーに依頼できる。
そのほか、倉庫に預けた文書を閲覧できる「オンデマンド電送・リモート閲覧」機能も備える。

  • 料金:要問い合わせ

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文書保管サービス(三菱倉庫株式会社)

文書保管サービス公式Webサイト

(出所:文書保管サービス公式Webサイト)

専用のWeb管理システムで社内文書の保管から廃棄(溶解処理)までのライフサイクルすべてを一元管理するサービス。24時間の警備システムや堅牢な施設などのセキュリティ体制に定評があり、金融機関や公的機関をはじめ、700以上の企業・団体の利用実績を持つ。
専用Webシステムはシステム管理者以外のユーザーも利用でき、ユーザー数の制限もなく、個人単位での権限設定にも対応。
保管文書はISO27001認証を受けた全国14カ所の専用施設で厳重に管理。BCP対策として、クライアントの拠点から離れた倉庫も利用できる。
自社運用や他社サービスからの移管も可能。従来の運用や管理ルールを詳しくヒアリングし、要望に合わせてシステム設定や文書箱の移管作業などを計画段階からサポートする。

  • 料金:要問い合わせ

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大規模向け書類保管サービス(三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社)

大規模向け書類保管サービス公式Webサイト

(出所:大規模向け書類保管サービス公式Webサイト)

ハイセキュアな専用施設にて重要書類や機密文書を文書箱単位で管理するサービス。
整理・箱詰め済みの書類を自社セキュリティ便で引き取り、箱の入庫から溶解処理までをワンストップで実施。各種作業指示はWeb上の文書管理システムで簡単・安全に行える。
全国各地に提携施設・直営倉庫を設けており、全国に拠点を持つ企業の文書も預かり入れ可能。中でもハイグレードな書類管理専用施設として、全館免震構造、自家発電装置を完備する「レコードセンター」を保有。24時間365日体制の有人警備、全館ICカード認証、監視カメラを備えることで、災害など不測の事態から大切な情報資産を守る。

  • 料金:要問い合わせ

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書類・メディア保管サービス(日本通運株式会社)

書類・メディア保管サービス公式Webサイト

(出所:書類・メディア保管サービス公式Webサイト)

書類の引き取り、電子化、保管、検索、閲覧、廃棄(溶解)をワンストップで提供する書類管理のトータルサービス。
専用のドキュメント輸送便やデジタル閲覧サービスなどにより、スピーディーに書類の集配送が可能。書庫センターシステムにより、ドキュメントサービスセンターへ預け入れた書類を保管箱単位で管理するほか、保管期限や保管ロケーションも管理。閲覧(出庫)などによる入出庫履歴管理機能も備え、「いつどこに出庫されたか」、「いつ再入庫されたか」などの履歴管理もできる。
更に、「バックアップデータを遠隔地で保管したい」、「文書保存環境を強化したい」などのニーズに応える「メディア保管サービス(セキュリティシェルター)」も用意。一貫したセキュリティ体制のもと、自社のセキュリティ輸送で引き取り・配送し、耐震・耐火構造の高セキュリティ倉庫で重要な電子記録媒体や資料のバックアップ対策を行うことで、情報漏えい防止やBCP対策をサポートする。

  • 料金:要問い合わせ

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おすすめの書類保管サービス(書類の管理・運用提案に強み:自社倉庫保有)

書庫番人(株式会社キーペックス)

書庫番人公式Webサイト

(出所:書庫番人公式Webサイト)

機密文書に強いコンシェルジュ型の書類保管サービス。東証一部上場企業を含め3,000社以上の企業の利用実績を持つ。
書類の保管から廃棄までトータルでサポート。預けるべき書類や、適切な分類・箱詰め方法などがわからなくても、専任のコンシェルジュがヒアリングのうえ、効率的な書類保管・運用方法のプランニングをし、長期的なコスト削減につながる提案を行う。希望に応じてクライアント先へ訪問し、分類の手伝いにも応じるなど、マニュアル対応とは一線を画す柔軟性も魅力。
3期制(ひと月を3期に分け、1期ずつ保管料がかかる仕組み)を取り入れているため、一時的な書類の保管場所としても最適。たとえば、「会社の倒産や移転、物件の売却で大量の書類の置き場がない」といった場合に使い勝手が良く、保管料も抑えられる。

  • 料金:要問い合わせ

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書類保管サービス(株式会社キーペックス)

書類保管サービス公式Webサイト

(出所:書類保管サービス公式Webサイト)

様々な書類の保管から廃棄まで個別プランニングを行うサービス。コストを削減しつつ安全な運用を実現する。
一社ごとに担当コンシェルジュがついてアドバイスするため、「書類の保管方法がわからない」、「初めて書類保管サービスを使う」という場合にも安心。書類保管のコスト削減に長けており、「どの書類を、どれくらい預けるべきか」など、管理や廃棄の手間も含めた総合的なコストを削減できる保管プランを提案できる。
1箱という小ロットからも預け入れ可能なため、お試し感覚での利用も可能。
キーペックスの様々な書類関連サービスをまとめて一元管理できるWeb在庫管理システムを用意。操作に不安がある際には、電話などで手厚いサポートを行う。

  • 料金:月額6,000円/50箱  ※条件によって変動

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おすすめの書類保管サービス(書類の管理・運用提案に強み:保管業務代行)

デジ倉 機密文書保管サービス(株式会社大塚商会)

デジ倉 機密文書保管サービス公式Webサイト

(出所:デジ倉 機密文書保管サービス公式Webサイト)

オフィスの機密文書類を、専用の機密文書保管倉庫で保管・管理するサービス。クライアントごとのニーズや予算に応じて、きめ細かなカスタマイズや柔軟な価格相談に対応する。
希望に応じて、保存期限が終了した書類などを安全・確実に抹消するサービスも用意しており、文書の保管から廃棄までワンストップサービスを提供。
機密文書は高いセキュリティ設備のある外部倉庫(SRI情報管理センター)で保管。特定の書類が必要になった際はWebシステムから依頼するだけで、保管文書から必要な文書を検索し電子化。文書はPDFファイルへ変換後、メールに添付にて依頼から30分程度で届けられる(ドキュメントオンデマンドデリバリーサービス)。

  • 料金:18,000円/年(デジ倉 文書保管パック(5箱分))

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文書保管サービス(株式会社日立ドキュメントソリューションズ)

文書保管サービス公式Webサイト

(出所:文書保管サービス公式Webサイト)

文書に保存年限を設定し、提携先のトランクルームなどに保管するサービス。文書を適切に管理・活用できる仕組みづくりから、保管、電子化、回収などの実行に伴う煩雑な作業までサポートする、同社の「文書管理支援ソリューション」の1サービスとして提供している。
休眠文書も整理・体系化して保管することで、スムーズな閲覧を実現。保管した文書の検索、入出庫の依頼、廃棄指示などは、専用のWebサイト(文書保管システム)から行える。
電子化データのBCP対策のための原本保管にも利用できるほか、クライアントの環境に合わせて社内に保管庫を構築するサービスも提供している。

  • 料金:要問い合わせ

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おすすめの書類保管サービス(中規模・スモールスタートに対応)

スマート書庫(三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社)

スマート書庫公式Webサイト

(出所:スマート書庫公式Webサイト)

1箱100円(月額)で保管箱1箱からでも預けられる書類保管サービス。金融機関や大手企業を中心に2,500社、850万箱の導入実績を持つ。
預け入れから取り出しまで、すべてWebで完結する手軽さがメリット。倉庫の書類だけでなく事務所内の書類箱もWeb上で一元管理ができる。預け入れ時に見積もりなどの必要もなく、支払いも口座自動振替のため毎月の送金手続きも不要。
倉庫への預け入れ箱数に応じて費用が発生するため、決まったスペースを借りるトランクルームサービスに比べてリーズナブルに利用できる場合もあり、トランクルームからの移し替えの需要も増加している。乗り換えによって保管料を年間30%削減できた事例も。

  • 料金:月額100円/箱、初回預け入れ費用1,000円/箱(箱代、預け入れ料を含む) ※最低注文数5箱

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キャビネット+(キャビネットプラス)(三菱倉庫株式会社)

キャビネット+(キャビネットプラス)公式Webサイト

(出所:キャビネット+(キャビネットプラス)公式Webサイト)

都内8区(千代田区・中央区・港区・新宿区・文京区・江東区・品川区・渋谷区)で事業を営む企業・個人事業主向けの文書保管サービス。
申し込みはWeb上で完結し、最短翌日〜3営業日で利用開始できるスピード感が魅力。1箱からの預け入れにも対応しており、オフィス移転やレイアウト変更などで急に文書の整理が必要になった場合も、迅速に対応できる。
シンプルな定額単価の料金体系を採用しており、月額1箱90円から預け入れ可能。Webシステムは無料で利用でき、文書保管から廃棄までのトータル費用を抑えられるのがメリット。
※都内8区以外の集配送や500箱以上の預け入れに関しては、既出の三菱倉庫の「文書保管サービス」を参照。

  • 料金:月額90円〜/箱、専用保管箱代2,500円/10箱、集配送料 500円/箱

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書類管理ドットコム(ストレージサービス株式会社)

書類管理ドットコム公式Webサイト

(出所:書類管理ドットコム公式Webサイト)

13,000社以上 170万箱の預かり実績を誇る、機密書類保管サービス。官庁や金融機関、大手企業、法律事務所などを中心に利用されている。
最大の特徴は、1日単位で課金される料金設定。長期保管や50箱以上の多数の預け入れは最大50%OFFになったり、指定の書類箱を購入して保管すると特別料金が適応されたりと、割引サービスも充実している。
セコムの電子錠による入退室管理や監視カメラの設置など、保管倉庫のセキュリティは万全。保管書類箱専用の移動棚の電源を無人時にはカットすることで、移動棚自体が金庫の役割を果たしている。
PCやスマホから預けている書類の確認ができる「遠隔閲覧サービス」では、情報漏えいのリスクを最低限に抑えながら、保存箱の中身を遠隔で確認できる。

  • 料金:日額1.0円〜/箱 ※最大割引適用後の価格

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おすすめの書類保管サービス(トランクルームタイプ)

トランクルームの押入れ産業(押入れ産業株式会社)

トランクルームの押入れ産業公式Webサイト

(出所:トランクルームの押入れ産業公式Webサイト)

機密文書類を集荷・保管から廃棄までトータルでサポートする文書保管サービス。
全国一律の料金・サービスを利用できるため、全国に複数拠点を持つ企業などで文書保管が発生した場合も、一括で依頼できるのがメリット。書類だけでなく、備品などの預かりにも柔軟に対応する。
機密文書類の書類保管だけでなく、文書電子化も一括で依頼でき、電子化した原本は専用の文書倉庫にて保管可能。
文書保管倉庫はすべてISMS認証を取得しており、徹底した警備体制が敷かれている。入退室監視カメラは静脈認証など、セキュリティ管理も万全。

  • 料金:要問い合わせ

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おすすめの書類保管サービス(蔵書管理・書籍向け)

BookOcean(会社概要株式会社ボーディングパス)

BookOcean公式Webサイト

(出所:BookOcean公式Webサイト)

本や資料と密接に関わる大学教授や医師、著述家などから支持を得ている、書籍専用宅配保管サービス。
専用ダンボールに詰めて送るだけで預け入れできる手軽さが魅力。1箱でハードカバーなら60冊程度、文庫本なら120冊程度保管できる。
「本棚プラン」の場合、預け入れた全アイテムが専用のWeb本棚へ自動登録されるうえ、ジャンル分けも自動で行われ、好みやこだわりに合わせてカスタマイズも可能。画像やタイトルのほか、タグ付けなどの機能により、直感的に目当ての書籍や資料を見つけられる。取り出しは1冊単位、または1箱単位でWeb管理画面から依頼できる。
預け入れた本や資料は、劣化を防ぐ定温定湿の環境下で管理。免震・高セキュリティの専用倉庫のため、盗難リスクや災害リスクからも守られる。

  • 料金:月額300円(税込)/箱(BOXプランの場合)、取り出し料金800円/箱(税込・送料込み)

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書籍・文書保管サービス(株式会社カルチャー・ジャパン)

書籍・文書保管サービス公式Webサイト

(出所:書籍・文書保管サービス公式Webサイト)

書籍保管の専門業者による、書籍・文書保管サービス。1984年の発足以来、大学図書館・研究室・企業オフィス・一般家庭などでの利用実績を持つ。
電話1本で入庫・出庫に対応。預け入れの際は、先に届く保管ケースに箱詰めして集荷依頼をするだけ。保管先の専用収蔵庫(横浜・印西・神戸)は、空調設備が完備されており、防虫、防塵、防火、耐震、警備体制も万全。書籍や一般書類はもちろん、古書や古文書も傷みにくく、長期間の保存ができる。
本サービスのほかにも、図書館・資料室・オフィスの書籍・資料の移動をサポートする「本のお引越し」や、書籍を除菌・防御する「図書館除菌システム」など、書籍に精通した同社ならではのサービスが用意されている。

  • 料金:月額200円/箱、保管ケース代250円/個、入出庫時の送料825円/箱(税込)

詳細はこちら

まとめ

書類保管サービスの利用により、保管スペースを削減しながら、利便性・安全性を担保したうえで重要書類をスムーズに管理できるようになるため、膨大な書類の管理に頭を悩ませる企業におすすめのサービスです。

書類保管サービスは、以下のタイプに分類されます。

  1. 大量書類・全国対応向き
  2. 書類の管理・運用提案に強み
    2-1)自社倉庫保有
    2-2)保管業務代行
  3. 中規模・スモールスタートに対応
  4. トランクルームタイプ
  5. 蔵書管理・書籍向け

自社のニーズや、書類の種類や量などを考慮したうえで、以下のポイントを比較検討しましょう。

  1. 預け入れる単位
  2. 保管書類へのアクセスのしやすさ
  3. データ化の柔軟性

大切な文書を長期間預け入れることになるため、サポートやセキュリティ体制も重要です。懸念点や疑問点は問い合わせや見積もりの際にクリアにし、納得できるサービスを選ぶといいでしょう。

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