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書類溶解サービス・機密文書リサイクルサービス比較13選。料金や選び方

書類溶解サービス・機密文書リサイクルサービス比較13選。料金や選び方

最終更新⽇:2024-02-15

機密文書を安全かつ効率的に廃棄処分したいと考えている、専門事務所(法律事務所、会計事務所など)や、医療機関の方へ。書類溶解・機密文書リサイクルサービスの料金や比較する際のポイント、おすすめのサービスを紹介します。

書類溶解・機密文書リサイクルサービスとは?

書類溶解・機密文書リサイクルサービスとは、機密書類などの重要文書を回収し、処理施設で溶解・リサイクル処理してくれるサービスです。

不要になった書類を段ボールや専用ボックスなどで回収し、セキュリティを担保したうえで確実に処理。安全性の高さから、法律事務所、会計事務所といった専門事務所や医療機関など、機密情報を多く取り扱う業種でも広く利用されています。

書類溶解・機密文書リサイクルサービスのメリット

書類溶解・機密文書リサイクルサービスは、機密書類を自社で処理するよりもメリットがあります。代表的なものを見ていきましょう。

1.情報漏えい対策の強化

回収した段ボール箱を未開封のまま処理する、一度回収ボックスに入れたら取り出せないといった仕組みで、第三者の目に触れることなく、確実に機密文書を処理できます。

また、社内におけるセキュリティ強化にもつながるといった効果も。たとえば、通常社内で処理する場合には、1枚1枚シュレッダーにかける必要がありますが、機密文書リサイクルサービスでは、回収ボックスに入れておくだけです。手間がかかるからと机に機密文書を放置することもなくなります。

2.機密文書処理の負担削減

機密文書リサイクルサービスは、基本的に箱に詰めて送るだけで、機密文書の処理が完了します。溶解処理の場合は、バインダーやホッチキス、クリップ、紐などを外す手間もありません。

また、施錠された専用ポストを提供するタイプなら、廃棄書類を一時的に社内保管する際の、管理負担が不要に。サービスの多くは、回収員が回収ボックスのある場所まで来てくれ、安全性を担保した上で台車で運び出してくれるため、書類の入った重い箱を移動するところから安心して任せられます。

3.CO2排出削減への対応

業務効率を落とさず、CO2排出削減の仕組みを構築できる点もメリットです。

溶解処理は、シュレッダーや破砕処理のように紙の繊維を寸断しないため、そのまま製紙原料として全量リサイクルが可能になります。また、処理工程は撹拌機と水で行われるため、CO2や有害物質をほとんど排出しません。

更に、サービスによっては廃棄量のレポートを提供しているところもあります。森林保護の観点から回収した機密書類を木に換算し、CO2の抑制値が記載されるようになっており、詳細な数値を確認可能です。CO2排出抑制効果をデータ化することで、自治体や取引先への報告としても活用できるとともに、社内の意識向上にもつながります。

書類溶解・機密文書リサイクルの流れ

書類溶解・機密文書リサイクルは、基本的には以下の手順を踏んで行われます。一連の流れを見ていきましょう。

1.不要になった書類の準備

指定の箱や専用ボックスに、不要となった機密書類を入れて、回収の準備をします。クリップやバインダーは基本的に付いたままでOKです。回収可能な規定サイズであれば、自前の段ボールなどを使える場合もあります。サービスによっては、金属やプラスチックはNG、専用のボックスでなければ受付不可というところもあるため、事前の確認が必須です。

2.集荷依頼

電話やWebで集荷依頼を行います。その都度依頼するほか、定期集荷に対応しているサービスもあるため、利用頻度に応じて選択可能です。また、近くに営業所があれば、持ち込みに対応している場合も多く、宅配便などと同様に割安になるケースもあります。

なお、運搬の際はセキュリティ対策が施された専用車で行われ、安全管理が徹底されており安心です。

3.溶解処理

処理施設に運ばれ、溶解処理されます。事前見学や立ち会い、動画撮影やカメラ監視に対応しているサービスもあり、安全に処理されたことを見届けられます。

4.溶解証明書発行

溶解処理が終わると溶解証明書が発行されます。基本的にどのサービスも無料で発行されます。PDFファイルのほか、必要であれば原本を郵送依頼できる場合もあります。

溶解処理できないものは?

溶解処理では、クリップやホチキスなどを外さずに、段ボール詰めで一気に溶解してもらえるのが利点です。ただし、同梱できないものや、溶解処理できないものもあります。サービスによっても異なるため、事前に確認が必要です。

たとえば、東武デリバリー株式会社の「機密文書溶解処理サービス」では、ホチキスやクリップはOKで、プラ製品の混入はNGです。

株式会社大塚商会の「書類溶解サービス Webメルティ」では、金属やプラスチックファイルにも対応しており、丸ごと回収ボックスに詰めて問題ありません。株式会社キーペックスの「機密文書廃棄・溶解処理サービス」も金属混入OKです。

書類溶解・機密文書リサイクルサービスのタイプ別の選び方

書類溶解・機密文書リサイクルサービスは、回収方法によって主に以下のタイプがあります。複数の方法に対応しているサービスもありますが、ここで記載するサービスについては、メインで取り扱っている方法で分類して紹介します。

1.段ボール回収タイプ

段ボールにたまったら引き取りに来てもらうタイプです。少量からでも使いやすく、大体1〜20箱程度が目安になっています。手持ちの箱に対応しているものと、専用の箱で依頼するタイプがあります。

1-1)手持ちの箱で対応するタイプ

既定サイズ以内であれば、手持ちの段ボールにも対応しているタイプです。

たとえば株式会社ワタコーの「機密文書溶解処理」では、段ボールのサイズや重さに特に規定はなく、用意した箱を利用可能です(3辺合計110cm以上の場合は別途料金が発生)。専用箱を購入できる株式会社キーペックスの「機密文書廃棄・溶解処理サービス」も、自前で用意すれば、箱代は不要で回収してくれます。

1-2)専用ボックスタイプ

専用の廃棄箱があり、自分で箱の用意をしなくてもいいタイプです。専用ボックス以外受け付けていないところもあります。

たとえば、ヤマト運輸株式会社の「機密文書リサイクルサービス」や日本通運株式会社の「エコリサイクル便」など運送会社では、基本的に専用ボックスが用意されており、種類やサイズも豊富です。自前で用意してもOKというサービスが大半ですが、西濃運輸株式会社「機密書類回収BOX」では指定の専用段ボール以外は受け付けていません。

2.キャビネットタイプ

専用の回収ボックスを設置し、シュレッダー代わりに利用したい、回収されるまでの間も安全に管理したいといった場合に適したタイプです。大量に随時、機密書類を処理したい場合に役立ちます。

たとえば、株式会社エヌ・ティ・ティ・ロジスコの「iSS-BOX®」は、箱の重さを自動的に検知し、書類が一杯になったら連絡不要で回収に来ます。社内の管理者と回収業者以外は開錠できないため、安全な状態で設置可能です。

書類溶解・機密文書リサイクルサービスの料金

書類溶解・機密文書リサイクルサービスの料金は、サイズにもよりますが、一箱あたり送料込みで2,000円程度です。持ち込みや箱の購入なしで、料金が変わる場合もあります。

タイプ別に、具体的な量(箱のサイズ・枚数目安)と料金を紹介します。

段ボール回収タイプ

サービス名 対応サイズ 1箱あたりの料金
書類溶解サービス Webメルティ(株式会社大塚商会) 縦×横×高さ3辺の合計が115cm 1,800円
書機密文書廃棄・溶解処理サービス(株式会社キーペックス) A4用紙5,000枚程度(45cm×33cm×31cm) 600円
機密文書溶解処理(株式会社ワタコー) 3辺合計110cm未満 500円(21箱以上依頼の場合。)

専用ボックスタイプ

サービス名 対応サイズ 1箱あたりの料金
機密文書リサイクルサービス(ヤマト運輸株式会社) A4用紙2,500枚(ECOBox S)
内寸:32.1×21.7×21.0cm
外寸:33.1×23.7×23.9cm
1,500円
飛脚機密文書リサイクル便(佐川急便株式会社) タテ250×ヨコ340×高さ280mm 1,190円
エコリサイクル便(日本通運株式会社) 縦31cm×横44cm×高さ27cm 2,060円

キャビネットタイプ

サービス名 対応サイズ 1箱あたりの料金
機密文書溶解処理サービス(東武デリバリー株式会社) A4用紙5,000枚
高さ1000mm × 幅500mm × 奥行450mm
月額4,500円
エコポイット(株式会社山崎文栄堂) 60kg 6,000円

書類溶解・機密文書リサイクルサービスの比較ポイント

どの回収タイプにするか絞り込めたら、次は具体的にサービスの比較・検討を行っていきましょう。ポイントは3つです。

1.回収できる状態

回収できる書類の種類や状態は、サービスによって異なります。たとえば、廃棄書類にプラスチックのファイルが多い場合は、株式会社大塚商会の「書類溶解サービス Webメルティ」のようなサービスが最適です。

基本的に金属NGとなっている場合でも、ヤマト運輸株式会社の「機密文書リサイクルサービス」ように少量ならOKとしているところもあります。どういう状態の機密文書を処理して欲しいかによって、サービスを選ぶのがおすすめです。

また、階段しかないなどの搬出状況が悪い場合や、重すぎる、カビや汚れで劣化しているなど箱の状態によって、追加料金がかかる場合もあるため確認しておきましょう。

2.安全性を担保する仕組み

溶解処理する時に、どういう対策で安全性を担保しているかも見ておきたいポイントです。具体的には専用箱を用意している、処理に立ち会える、施設をカメラ監視しているなどが挙げられます。動画の撮影や、運搬時に特装車両を使用してGPS追跡できるサービスなどを選べば、紛失の心配もなく安心です。

株式会社日本パープルの「保護くん(まもるくん)」のように施錠できるキャビネットタイプは、堅牢なつくりで、かつ一度書類を投入すると取り出せないようになっています。回収されるまでの間も社内で安全な保管が可能です。剥がすとシール跡が残る改ざん防止の封印シールを取り入れているサービスもあります。

3.書類以外の廃棄への対応

文書以外にも処理して欲しいものがある場合は、まとめて依頼できると便利です。

たとえば株式会社日本パープルの「保護くん(まもるくん)」では、PCをはじめとしてウェアラブルデバイスやタブレット、スマホ、ハードディスク、VHSなど多くの機器をまとめて廃棄依頼できます。

また株式会社キーペックスの「機密文書廃棄・溶解処理サービス」では、ハードディスクやCD、DVD、VTR、マイクロフィルム、磁気テープなどの電子記録媒体の廃棄に対応しています。株式会社ワタコーの「機密文書溶解処理」でも同様にハードディスクの機密データ消去や、物理的な破壊を依頼可能です。

おすすめの書類溶解サービス(手持ちの箱で対応するタイプ)

書類溶解サービス Webメルティ(株式会社大塚商会)

書類溶解サービス Webメルティ公式Webサイト

(出所:書類溶解サービス Webメルティ公式Webサイト)

オフィス用通販サイト「たのめーる」内にある機密書類溶解サービス。サイト内で購入できる推奨段ボールがあるが、規定サイズ内であれば手持ちの箱でも対応可能。書類を投入した箱はバーコードで管理できるため、開封せずに識別できるようになっている。
更にセキュリティを重視したい場合は、据置きできる鍵付きBOXの設置も可能。1箱から依頼でき、数量制限も特にない(同日の回収は20箱まで)。スポット的な利用など、運用次第で柔軟に活用できる。

  • 料金:1,800円/箱(縦×横×高さの合計が115cm以下、最大辺が50cm以下)

詳細はこちら

機密文書廃棄・溶解処理サービス(株式会社キーペックス)

機密文書廃棄・溶解処理サービス公式Webサイト

(出所:機密文書廃棄・溶解処理サービス公式Webサイト)

関東4県(東京・千葉・埼玉・神奈川)の機密文書廃棄・溶解処理に対応しているサービス。専用の廃棄箱を用意しているが、自前で段ボールを用意すれば購入は不要。紙以外に、ハードディスクやCD、DVDなど電子記録媒体の廃棄にも対応。
溶解処理時の立ち会いや事前の見学希望にも対応しており、低コストにも関わらずセキュリティ面も安心。溶解処理以外にも、書類保管サービスや機密文書リサイクルサービスも提供している。

  • 料金:600円/箱(A4 5,000枚程度)、箱料金200円/箱

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機密文書溶解処理(株式会社ワタコー)

機密文書溶解処理公式Webサイト

(出所:機密文書溶解処理公式Webサイト)

段ボール箱回収、設置型の機密BOX回収、大口持ち込みなど様々なニーズに対応した機密文書廃棄サービス。クリップやバインダーなどの部品を取り外す必要はなく、廃棄したいものをそのまま入れるだけでOK。ただし、書類が入っていないファイルやプラスチックの混入はNGで、希望すれば仕分け作業を代行してくれる。
事前予約すれば溶解処理の立ち会い(有料)も可能で、立ち会いが難しい場合は動画サービス(無料)も提供。

  • 料金:500円/箱(3辺合計110㎝未満の箱・21箱以上の単価)(段ボール箱回収コースの場合)

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おすすめの書類溶解サービス(専用ボックスタイプ)

機密文書リサイクルサービス(ヤマト運輸株式会社 )

機密文書リサイクルサービス公式Webサイト

(出所:機密文書リサイクルサービス公式Webサイト)

ボックスタイプ、ポストタイプ、ラックタイプの3つの回収方法に対応した機密文書溶解処理サービス。宅配大手の高い信頼性と全国対応がメリット。
ボックスタイプは更に3サイズから選択でき柔軟性が高く、一般の宅急便との同時回収にも対応してくれる。ポストタイプとラックタイプは運搬時にGPSを付帯するため、セキュリティ面も安心。機密文書処理のほかに文書保管サービスも行っている。

  • 料金:1,500円〜/箱(ECOBox S:内寸:32.1×21.7×21.0cm /外寸:33.1×23.7×23.9cmの場合)

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機密文書溶解サービス(日本郵便株式会社)

機密文書溶解サービス公式Webサイト

(出所:機密文書溶解サービス公式Webサイト)

セキュリティサービスを付加した「ゆうパック」で機密文書を廃棄できる溶解処理サービス。ゆうパックラベルがあらかじめ添付された、専用箱などの専用キット(5枚1セット)を無料で使用できる。小箱と大箱のいずれかを選択でき、段ボール一つからの依頼もできるため、少量を定期的に処理したい場合におすすめ。
サービスは法人向けで、料金後納契約を行っている法人企業(個人事業主を含む)に限定。

  • 料金:溶解手数料650円、セキュリティサービス料金420円、所定のゆうパック運賃
    ※小箱(A4・2,500枚程度)もしくは、大箱(A4・5,000枚程度)から選択

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飛脚機密文書リサイクル便(佐川急便株式会社)

飛脚機密文書リサイクル便公式Webサイト

(出所:飛脚機密文書リサイクル便公式Webサイト)

機密文書専用箱を購入。箱がいっぱいになったら、備え付けの封印シールをして集荷依頼するタイプのサービス。バインダーやホチキスなどの付属物は取り外し不要。佐川急便のネットワークを使用するため、運搬中の段ボールの追跡も可能。大量の段ボールの一括処理(チャーターサービス)や機密文書の保管にも対応している。
初回はスマートクラブの登録(IDの取得)が必要で、利用開始までに日数がかかるため注意。溶解処理証明書はスマートクラブのサイト内で発行できる。

  • 料金:1,190円/個(A4用紙対応:タテ250×ヨコ340×高さ280mm(外寸)) ※専用箱代380円/枚(A4用紙対応)

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エコリサイクル便(日本通運株式会社)

エコリサイクル便公式Webサイト

(出所:エコリサイクル便公式Webサイト)

段ボール30個を超えるような大容量の廃棄処理にも対応している溶解処理サービス。基本的には専用段ボールを使用して回収するが、手持ち段ボールでも対応できる(北海道エリアを除く)。専用段ボールは、中の書類が見えにくい設計になっているため安全性も高い。
A4サイズで高さが7cmほどの箱に入れて送付する、少量の文書でも処理できる「エコリサイクルミニ」プランもある。

  • 料金:2,060円/個(縦31cm×横44cm×高さ27cm) ※専用段ボール430円/枚

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機密書類回収BOX(西濃運輸株式会社)

機密書類回収BOX公式Webサイト

(出所:機密書類回収BOX公式Webサイト)

セキュリティを徹底した事前申込み制の機密書類溶解処理サービス。指定の専用段ボール以外は使用NG。専用のWeb画面で回収依頼すれば、最寄りの営業所から回収に来る。通常プランのほかに、「GPS端末付き段ボール」プランも低価格で利用できるため、より万全を期したい場合も安心。剥がすとシールに跡が残る改ざん防止の封印シールを使用。溶解処理工場でも、改ざん防止シールを剥がすことなく未開封のまま処理できる。

  • 料金:1,800円/ケース(44cm×31cm×31cm /GPS付きプランの場合)

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おすすめの書類溶解サービス(キャビネットタイプ)

保護くん(まもるくん)(株式会社日本パープル)

保護くん公式Webサイト

(出所:保護くん公式Webサイト)

漏えい事故ゼロを誇る堅牢なセキュリティ体制が特徴で、全国の20,000事業所で利用実績がある機密抹消サービス。回収方法は、専用の鍵付き回収ボックスに書類を投函するだけでOK。ボックスの投入口には、一度投入した文書を取り出せないよう取り出し防止弁が付いているため安心。
24時間の完全警備体制をとっている処理施設で入退出管理を行っているため、漏えいのリスクも少ない。万が一の漏えい事故にも損害保険が付属しているため安心。

  • 料金:要問い合わせ

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プラスワンサービス(株式会社清和ビジネス)

プラスワンサービス公式Webサイト

(出所:プラスワンサービス公式Webサイト)

アスクルの正規代理店が提供する、徹底したセキュリティ対策に強みを持った機密文書&リサイクルシステム。GPSとドライブレコーダーを標準搭載した運搬車両により、安全に処理施設まで運搬される。
回収ボックスには二次元バーコードが付与されており、一箱ずつ個体管理されているため安心。CO2の抑制値を記載したリサイクル実績表が発行されるため、自治体への報告書データとしても利用できる。

  • 料金:要問い合わせ

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iSS-BOX®/SS-BOX®(株式会社エヌ・ティ・ティ・ロジスコ)

iSS-BOX®/SS-BOX®公式Webサイト

(出所:iSS-BOX®/SS-BOX®公式Webサイト)

機密文書を安全かつ確実に回収、リサイクルする一環の仕組みを持った機密文書廃棄サービス。専用回収ボックスの重さを自動検知して、適切な交換時期に回収に来るiSS-BOX®と、定期的に回収に来るSS-BOX®の2種類がある。
常に施錠されたBOXの中には、更に専用の丈夫な回収袋が設置されているため、段ボールなどを用意する必要がない。回収だけでなく確認する手間もいらないため、管理工数を削減したい企業におすすめ。

  • 料金:要問い合わせ

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機密文書溶解処理サービス(東武デリバリー株式会社)

機密文書溶解処理サービス公式Webサイト

(出所:機密文書溶解処理サービス公式Webサイト)

書類が入った段ボールを、鍵付きの専用ボックス内に投入するだけで回収・溶解処理を依頼できるサービス。通常のオフィス文書も仕分け不要でまとめて回収依頼が可能。一度契約すれば定期回収のため連絡不要。サイクルは月1回もしくは毎週(オプションプラン)のいずれかを選択できる。
溶解処理の工場まではセキュリティに配慮した自社特装車両が使われるため安心。回収後は新しい段ボールを用意してBOXに投入、再度施錠するだけで手間がかからない。対応エリアは1都3県となっており確認が必要。

  • 料金:月額4,500円(基本プランの場合)

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エコポイット(株式会社山崎文栄堂)

エコポイット公式Webサイト

(出所:エコポイット公式Webサイト)

家具メーカーと共同開発した機密文書回収ボックス「エコポイット」による書類溶解処理サポートサービス。容量60kgの「エコポイット」と容量40kgの「Dポイットプラス」、段ボール製の「Dポイット」(容量40kg)の3タイプから選択が可能。自社の段ボールにたまった書類の回収も依頼できる。
身分証明書を携帯した専門の回収スタッフが開封するため、中身を一切見られることなく機密文書を処分できる。定期回収にも対応しているため、その都度依頼する必要がない。

  • 料金:6,000円/箱(エコポイットの場合)

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まとめ

書類溶解・機密文書リサイクルサービスは、安全に社内の重要文書を廃棄できる便利な手段です。セキュリティ面はもちろん、書類の整理業務を効率化でき、社内の業務負担も軽減できます。

書類溶解・機密文書リサイクルサービスは、主に回収方法によって以下のタイプに分けられます。

  1. 段ボール回収タイプ
    1-1)手持ちの箱で対応するタイプ
    1-2)専用ボックスタイプ
  2. キャビネットタイプ

自社に適したタイプを絞り込めたら、以下のポイントを踏まえて比較してみましょう。

  1. 回収できる状態
  2. 安全性を担保する仕組み
  3. 書類以外の廃棄への対応

サービスによって対応範囲は様々です。サービスの料金と内容を照らし合わせ、コストパフォーマンスが高いものを選びましょう。

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