コピー機レンタル・リース会社とは？

コピー機レンタル・リース会社とは、高額な業務用の複合機を自社で購入することなく、月額料金で手軽に導入できるサービスを提供する会社です。機器を貸し出すだけでなく、トナーの補充や故障時の修理といった導入後の保守・管理まで一括してサポートしてくれるため、安心して利用できます。

利用期間やコストニーズに合わせて、大きく「レンタル」と「リース」の2つの契約形態を提供しています。それぞれの違いは次章で解説します。

レンタルとリースの違い

コピー機・複合機の導入方法は、主に「リース」と「レンタル」の2種類です。両者は似ているようですが、契約期間や所有権、費用の構造が大きく異なります。自社に最適な方法を選ぶために、まずはそれぞれの特徴を下の表で比較してみましょう。

このように、リースとレンタルにはそれぞれメリット・デメリットがあります。3年以上の長期利用で最新機種や月々のコストの安さを重視するならリース、数カ月〜2年程度の短期利用で契約の柔軟性や導入の手軽さを重視するならレンタルが適しているといえるでしょう。

コピー機レンタル・リース会社のサービス内容

多くのコピー機レンタル・リース会社は、機器の導入前から導入後まで、利用者を様々なサービスでサポートします。その範囲はコピー機単体にとどまらず、近年ではオフィス全体の課題解決まで支援する会社も増えています。ここでは、主なサービス内容を具体的にご紹介します。

機器提案

利用者のオフィスの規模や業務内容、印刷枚数、必要な機能（FAX、スキャン、両面印刷など）を丁寧にヒアリングし、数あるメーカー・機種の中から最適な一台を選んで提案します。

コストを抑えたい、最新機能で業務を効率化したいといった要望はもちろん、リース審査に不安がある場合でも相談可能です。たとえば「オフィス桃太郎」では登記前の法人でも契約できる独自の審査基準を設けているなど、各社が状況に応じた柔軟な提案を行っています。

品質管理

レンタルで提供されるコピー機は中古品が中心ですが、各社とも安心して利用できるよう品質管理を徹底しています。専門の技術者が機器を分解して内部を清掃し、消耗した部品を交換、厳格な検査項目をクリアした高品質なリユース品のみを提供しています。

たとえば「ZEROCO」では、メーカー認定整備士が57項目以上の自社基準で検査を行っており、中古であっても信頼性の高い機器を利用できます。

導入作業

契約後の搬入・設置作業はもちろん、PCと接続して印刷やスキャンができるようにするネットワーク設定、ドライバーのインストール、基本的な操作方法の説明まで、一括して任せられる会社も多くあります。

たとえば「ゼロコピ」では、PC3台までのドライバーインストールが無料。これにより、専門のIT担当者がいないオフィスでも、導入後すぐにストレスなく複合機の機能を使えるようになります。

入替・撤去

現在使用している古いコピー機からの入れ替えもスムーズに対応してくれます。既存の機器の撤去やデータの引き継ぎなど、面倒な作業もまとめて依頼できるため、担当者の負担を大幅に軽減できます。

保守サポート

導入後の保守サポートは、コピー機レンタル・リース会社を利用する大きなメリットの1つです。紙詰まりなどの日常的なトラブルから、部品交換が必要な故障まで、専任スタッフが迅速に対応します。全国対応の訪問サポートが基本ですが、電話や遠隔操作でスピーディーに解決してくれる会社も増えています。

たとえば「ACN」では、コピー機本体だけでなく、PCのウイルス感染やネットワークの不具合といったオフィス全体のITトラブルまでワンストップで対応する手厚い保守サービスを提供しています。

運用支援

日々の業務を止めないための便利な運用支援サービスも充実しています。代表的なのが、トナーの残量を自動で検知し、なくなる前に新しいトナーを発送してくれるサービスです。これにより、担当者が在庫を管理する手間や、トナー切れで印刷ができないといった事態を防げます。

また「コピホーダイ」のように、月々の印刷枚数が多い企業向けに、規定枚数まで印刷し放題のプランや、コピー用紙代まで料金に含まれる独自のプランを提供している会社もあります。

周辺インフラの一括手配

コピー機や複合機だけでなく、ビジネスフォン、PC、サーバー、インターネット回線、オフィス家具といった、事業に不可欠なインフラ設備をまとめて手配してくれるサービスです。窓口が1つになるため、担当者が複数の業者とやり取りする手間が省け、管理が非常に楽になります。

たとえば「ケーツー販売」のように、OA機器だけでなくオフィスのエアコン工事まで対応している会社もあります。

セキュリティ対策支援

近年、企業規模を問わず重要性が増している情報セキュリティ対策も、専門知識を持つスタッフがサポートしてくれます。ウイルスや不正アクセスから社内ネットワークを守るためのUTM（統合脅威管理）といった専門的なセキュリティ機器の導入も、コピー機と合わせて相談できます。

たとえば「OFFICE110」では、UTMはもちろん、サーバーセキュリティやPCのウイルス対策ソフトまで、中小企業向けの幅広いセキュリティ商材を扱っています。

開業・移転支援

会社設立や事務所移転の際には、やらなければならないことが山積みになります。そうした状況で、コピー機や通信インフラの選定・手配から、場合によっては内装工事やオフィス物件探しまで、トータルにサポートしてくれるサービスもあります。

たとえば「OAランド」では、創業1年未満の企業を対象に中古カラーコピー機を無料でレンタルする特典付きのプランを、「ボナファイド」では、東京23区内の新規オフィス限定で高性能コピー機を1年間無料でレンタルできるプランを提供しています。

コピー機レンタル・リース会社のタイプと選び方

コピー機レンタル・リース会社は、契約形態やサービスの範囲によって、いくつかのタイプに分けられます。それぞれの特徴を理解し、自社の状況と照らし合わせることで、最適な一社を見つけることができます。

（1）レンタル型

数カ月単位の短期間や、定額制で手軽にコピー機を利用したい場合に適したタイプです。リース契約のような長期の縛りがなく、審査も不要な場合が多いため、必要な期間だけ柔軟に利用したいというニーズに応えます。このタイプは、対応する機器の範囲によって、更に2つのタイプに分けられます。

1-1）コピー機・複合機に特化したタイプ

短期間だけ、あるいは必要な期間だけ、とにかく手軽にコピー機・複合機のみを利用したい場合に適したタイプです。オフィス家具や電話回線といったほかの設備はすでに整っており、追加でコピー機だけを導入したい、といったニーズに応えます。契約期間の縛りが緩やかで、定額制のプランも多いため、コスト管理がしやすいのが特徴です。

たとえば「コピー機レンタル.com」では、最短1日からのレンタルに対応しているほか、利用期間が長くなるほど月額料金が安くなる独自の中長期プランを提供しており、終了時期が不確定なプロジェクトなどでも柔軟に利用できます。

1-2）オフィス機器全般に対応したタイプ

コピー機と合わせて、デスクや椅子、PC、シュレッダーといったオフィス機器一式をまとめてレンタルしたい場合に最適なタイプです。建設現場の仮設事務所や選挙事務所、イベント会場など、ゼロから一時的なオフィス環境を構築する必要がある際に、ワンストップで対応してくれるため非常に便利です。

たとえば「レンタルバスターズ」は、豊富な中古品の在庫を活用し、オフィス機器一式をまるごとレンタルできます。提供される中古品は自社の再生センターでクリーニング済みのため、低価格でも安心して利用できます。

（2）リース型

長期間にわたってコピー機を利用することが決まっている場合に適したタイプです。最大のメリットは、主要メーカーの豊富な最新機種の中から、自社の業務に最適な一台を自由に選べる点です。レンタルに比べて月額料金を割安に抑えられるため、長期的なコストパフォーマンスの向上を重視する企業に向いています。

たとえば「オフィス桃太郎」では、新品の最新コピー機を5年間の長期保守付きで提供しています。更に、独自の「オフィスまとめてリース」プランなら、PCや電話機、オフィス家具、ネットワーク機器まで、事業に必要な設備一式を初期費用0円でまとめてそろえることができます。

（3）レンタル・リースどちらにも対応

利用期間や用途に合わせて、レンタルとリースのどちらが良いか相談しながら決めたい場合に頼りになるタイプです。多くの会社がコピー機だけでなく、通信インフラやセキュリティ対策、更には「オフィス開業支援」や「事務所移転支援」といった包括的なサービスを提供しているのが特徴です。

たとえば「コピー機ドットコム」は、ビジネスフォンやインターネット回線といった通信インフラもまとめて提案し、オフィスのコスト削減を支援します。また、「アーチ・コミュニケーションズ」は、OA機器の手配から内装工事、更には税理士などの専門家の紹介まで含めた手厚い開業支援を得意としています。

コピー機レンタル・リース会社の料金

複合機・コピー機の導入にかかる費用は、主に2つに分けられます。1つは機器本体のレンタル料やリース料にあたる「月額料金」。もう1つは印刷した枚数に応じて発生する保守費用である「カウンター料金」です。

契約形態によって、月額料金とカウンター料金のバランスや、初期費用の有無などが変わってきます。それぞれの特徴を見ていきましょう。

レンタル型サービスにおける料金体系

レンタル型は、月額3,000円前後から利用できるサービスが多く、契約期間の縛りが少ない手軽さが魅力です。ただし、導入時に30,000〜50,000円程度の搬入・設置費用が別途かかるのが一般的です。

カウンター料金の相場は、モノクロで1枚1.5～3円、カラーで1枚15～22円程度です。また、一定枚数まで月額料金に含まれるプランや、カウンター料金自体がなくトナーを都度購入するプランなど、サービスによって多様な料金体系が用意されています。料金の一例は以下の通りです。

リース型サービスにおける料金体系

リース型は長期契約を前提とするため、初期費用は0円で導入できるケースがほとんどで、月々の本体料金も2,400円前後からとレンタルよりも安く抑えられるのが特徴です。

カウンター料金は、月額料金とは別に、印刷枚数に応じて毎月支払います。料金相場はモノクロで1枚1円前後、カラーで1枚10円前後が目安となります。

なお、多くのサービスで「最低利用料金」が設定されている点に注意しましょう。具体的な料金は以下の通りです。

コピー機レンタル・リース会社の注意点

コピー機レンタル・リース会社は非常に便利なサービスですが、契約前に知っておきたい注意点もいくつかあります。一見するとお得に見える契約でも、内容をよく確認しないと想定外の費用が発生したり、かえって損をしてしまったりするケースもあるため注意が必要です。

料金体系・保守契約の注意点

まずは、レンタル・リース共通の料金や保守契約に関する注意点です。

カウンター料金の仕組み

カウンター料金は、1枚印刷するごとの単価に、トナー代や修理・部品交換といった保守サービス費用が含まれる仕組みです。多くの契約では「最低利用料金」が設定されており、たとえば「月々最低でも1,000枚分のカウンター料金は発生する」といった形になっています。そのため、想定よりも印刷枚数が極端に少なかった月は、実質的に1枚あたりの単価が割高になってしまう点には注意が必要です。

また、カラー印刷の料金は一般的にモノクロ印刷の10倍近くになります。たとえばWebページを印刷する際にURLの青文字が少し入っただけでもカラー扱いになるため、コストを意識するなら社内で印刷ルールを設けるなどの工夫が重要です。

単価の階段・条件

月間の印刷枚数が多くなるほど、カウンター料金の単価が安くなる「階段式」の料金体系を採用している場合があります。たとえば、「月間1,000枚までは5円、1,001枚からは4円」といった形です。

また、カウンター料金に含まれる保守サービスの範囲も条件として定められています。契約前に単価がどう変わるのか、どの保守内容がカウンター料金に含まれているのか、料金表で明確に確認しましょう。

初期費用以外の隠れ費用

月額料金やカウンター料金のほかに、見落としがちな費用がないか確認することが重要です。特にレンタル契約では、まず初期費用として搬入・設置費用がかかるのが一般的です。

更に、契約終了時の撤去費用や、長期利用の場合に数年ごとに発生する機器保証費など、別途支払いが必要な項目がある場合があります。見積もり段階で、どのような費用が、どのタイミングで発生するのかを必ず確認してください。

中途解約費用

リース契約は、原則として中途解約ができません。万が一解約する場合は、残りの期間のリース料を全額一括で支払う必要があります。一方、レンタル契約は中途解約が可能ですが、契約内容によっては違約金や撤去費用が発生します。解約の条件と、その際にかかる費用は事前に必ず確認しましょう。

リース契約の注意点

長期契約となるリースは、特に契約内容を慎重に確認する必要があります。

不透明な総額や抱き合わせ

月額料金の安さを強調し、実際には不要なビジネスフォンやネット回線をセットで契約することで、結果的に総支払額が高額になるケースがあります。

同様に、月々の支払額が安く見える新品6年リースを勧められることもありますが、契約期間が長い分、支払総額は5年リースより高くなることがほとんどです。一度こうした長期契約を結んでしまうと、契約満了が近づくたびに新たなリース契約を勧められ、「長期契約のループ」に陥りがちです。

目先の月額料金だけでなく、契約期間全体でいくら支払うことになるのか、総額で判断しましょう。

乗り換え提案の残債

リース契約期間中に新しい機種への乗り換えを提案された場合、現在の機種のリース残債はなくなりません。新しい契約では、この残債が新しい機種の本体価格に上乗せされ、それを新たなリース期間で分割払いする形になります。

月額料金は安くなったように見えても、支払総額は増えているケースが多いため、乗り換え時の見積もりは特に慎重に確認が必要です。

期間延長で月額を安く見せる

同じ機種でも、5年契約より6年契約のほうが月々の支払額は安くなります。しかし、支払総額で比較すると、期間が長い6年契約のほうが多くなることがあります。

また、コピー機の法定耐用年数は5年と定められており、それを超える契約では故障リスクが高まる点も考慮に入れるべきです。

レンタル契約の注意点

手軽さが魅力のレンタル契約にも、いくつか注意点があります。

長期利用すると割高になる可能性

短期利用では有利なレンタルですが、2年、3年と利用を続けると、結果的にリースで新品を導入するよりも総支払額が高くなる傾向があります。あらかじめ利用期間の見通しを立てて、どちらが自社にとってコストメリットがあるか比較検討しましょう。

機種を選べないことが多い

レンタルで提供されるコピー機は中古品が中心で、機種もレンタル会社が指定する場合がほとんどです。「最新の機能を使いたい」「特定のメーカーの機種が良い」といった希望がある場合には、ニーズと合わない可能性があります。

契約の自動更新

契約期間の満了時に解約の申し出をしないと、自動的に契約が延長される条項が盛り込まれている場合があります。解約を予定している場合は、いつまでに通知が必要なのか、契約書で必ず確認しておきましょう。

契約前チェックリスト

ここまで紹介した注意点を踏まえ、契約前に確認すべきポイントをリストにまとめました。後悔しない契約のために、ぜひご活用ください。

おすすめのコピー機レンタル・リース会社（コピー機・複合機に特化）

ZEROCO（サポートリンク株式会社）

（出所：ZEROCO公式Webサイト）

機器所有者からの直接仕入れによる低価格と、最短3カ月から利用可能な手軽さが魅力。

詳細はこちら

ゼロコピ（BIGUP株式会社）

（出所：ゼロコピ公式Webサイト）

コピー、FAX、A3対応などが標準装備の大型複合機を、月額2,980円から手軽に導入可能。

詳細はこちら

コピー機レンタル.com（株式会社オーエーナイン）

（出所：コピー機レンタル.com公式Webサイト）

最短1日から利用でき、長く使うほど安くなる独自の中長期プラン「借り得っ！」が魅力。

詳細はこちら

おすすめのコピー機レンタル・リース会社（オフィス機器全般に対応）

レンタルバスターズ（株式会社レンタルバスターズ）

（出所：レンタルバスターズ公式Webサイト）

コピー機からオフィス家具まで一括レンタル可能。利用シーンに合わせ、中途解約や増設も柔軟に対応。

詳細はこちら

ケーツー販売（株式会社ケーツー販売）

（出所：ケーツー販売公式Webサイト）

コピー機レンタルに加え、空調・ネットワーク工事にも対応。快適なオフィス環境をまとめて構築。

詳細はこちら

OFFICE110（株式会社ベルテクノス）

（出所：OFFICE110公式Webサイト）

コピー機からセキュリティまでオフィス環境を構築。新品・中古コピー機の販売にも対応。

詳細はこちら

ボナファイド（株式会社ボナファイド）

（出所：ボナファイド公式Webサイト）

高性能コピー機を1年間無料でレンタルできる、東京23区の新規オフィス向け独自プランが魅力。

詳細はこちら

シャープオフィスレンタル（シャープオフィスレンタル株式会社）

（出所：シャープオフィスレンタル公式Webサイト）

シャープ直系のレンタルサービス。複合機はもちろん、業務用ディスプレイや液晶テレビも充実。

詳細はこちら

おすすめのコピー機レンタル・リース会社（リース型）

事務機器ねっと（株式会社庚伸）

（出所：事務機器ねっと公式Webサイト）

マルチベンダーとして豊富なラインナップからニーズに最適な機種を提案可能。創業35年の実績を持つ。

詳細はこちら

複合機NAVI（株式会社メガ）

（出所：複合機NAVI公式Webサイト）

創業32年の老舗代理店。新設法人でも実績豊富なリース審査と手厚い保守が強み。

詳細はこちら

オフィス桃太郎（オフィスサプライ株式会社）

（出所：オフィス桃太郎公式Webサイト）

高いリース可決率が強み。登記前の法人でも契約でき、オフィスに必要な備品を一式まとめて導入可能。

詳細はこちら

おすすめのコピー機レンタル・リース会社（レンタル・リースどちらにも対応）

コピー機ドットコム（株式会社ビジョン）

（出所：コピー機ドットコム公式Webサイト）

メーカー直接交渉による低価格が強み。全国対応のメーカーメンテナンスで導入後も安心。

詳細はこちら

コピホーダイ（スターティア株式会社）

（出所：コピホーダイ公式Webサイト）

東証プライム上場グループ運営。刷り放題など独自の料金プランでコスト削減を実現。

詳細はこちら

ファースト（株式会社ファースト）

（出所：ファースト公式Webサイト）

リース可決率99％が強み。専属の担当者が定期訪問する独自の保守体制で導入後も安心。

詳細はこちら

ACN（株式会社ACN）

（出所：ACN公式Webサイト）

カウンター料金0円の独自プランが強み。PCトラブルにも対応する自社保守で導入後も安心。

詳細はこちら

OAランド（電脳株式会社）

（出所：OAランド公式Webサイト）

小規模オフィスに特化した独自プランで、物件探しからインフラ・内装までオフィス作りをサポート。

詳細はこちら

アーチ・コミュニケーションズ（株式会社アーチ・コミュニケーションズ）

（出所：アーチ・コミュニケーションズ公式Webサイト）

オフィスや飲食店の開業をコピー機導入と合わせて支援。内装、士業紹介までワンストップで対応。

詳細はこちら

まとめ

本記事では、レンタルとリースの違いや料金体系、タイプ別の選び方、そして契約時の注意点を解説し、おすすめのコピー機レンタル・リース会社を紹介しました。

業務に不可欠な複合機ですが、高額な初期投資や長期契約の縛りは、多くの法人にとって悩みの種です。コピー機レンタル・リースサービスを活用することで、こうした課題を解決し、月額料金で手軽に導入できるだけでなく、面倒な保守・管理の手間からも解放されます。

サービスを選ぶ際は、「3年以上の長期利用か、それより短いか」「コピー機単体のサポートで十分か、オフィス全体の支援まで必要か」といった自社のニーズを明確にすることが重要です。その上で、リース乗り換え時の残債の仕組みや、一見わかりにくい追加費用といった注意点を理解し、支払総額で比較検討することが失敗しないための鍵となります。

ぜひ本記事を参考に、自社の課題解決とコスト削減につながる最適なサービスを見つけてください。