イベント企画会社比較14選。依頼内容や開催目的別の選び方

最終更新⽇：2023-11-21

イベント企画のノウハウや、調査、キャスティング、会場・備品の手配などの実務リソース確保のために、イベント会社への依頼を検討している方へ。イベント企画会社へ依頼できることや、目的別の選び方、比較ポイントと共におすすめのサービスを紹介します。

イベント企画会社とは？

イベント企画会社とは、イベントのプランニングから事前準備、当日の運営業務まで、開催に必要な人員や設備、備品などの手配を代行・支援してくれる会社です。

イベントを開催するためには、会場選定や装飾、プランニングのほか、必要に応じて、映像・スライドといった各種制作物の作成やケータリングの手配、MCの手配、当日運営のためのディレクターやスタッフの確保・・・というように準備や計画するものが複雑で多岐に渡ります。

1からすべて自社でそろえるとなると、担当者の負担が大きく、規模や頻度が拡大するにつれて対応しきれなくなるといった課題が挙げられます。

イベント会社に依頼することで、開催までに必要なリソースをぬけもれなく管理できるようになり、本来の業務に注力しながらイベント効果を高められるようになります。

イベント企画会社のメリット

イベントは自社のPR・広報や従業員同士の親睦を深めるためなど、様々な目的で行われていますが、前述の通り、開催するまでには企画・制作から当日の運営まで多方面にわたる準備が必要です。

このようなとき、イベント企画会社にお願いすることで大きく2つのメリットがあります。それぞれの内容について詳しく見ていきましょう。

1.開催目的に最適なイベントの実現

イベント企画会社に依頼すれば、これまで開催してきた様々なイベントのノウハウや、最新の傾向を踏まえて、最適な開催手法（オンライン、オフライン、ハイブリッドなど）や場所、時期などを提案してもらえます。イベントの目的に合った方法を選ぶことで、開催効果を高められるでしょう。

多くの実績があるイベント会社では、周年イベントやパーティーにとどまらず、ポップアップストアやオンラインイベント、カンファレンス・セミナーイベントなど、幅広いイベントの知見があります。豊富な経験を踏まえて、季節や時流に合わせたイベントやコンテンツの企画・提案が可能です。

希望の予算内でできるイベントを提案し、開催まで並走して準備・運営を行うため、自社だけでは思いつかない企画を取り入れることができ、マンネリ化の解消にもつながります。

2.イベント開催前後の業務を含めた効率化

イベントは、開催当日だけでなく開催するまでの準備も大変です。

司会者のキャスティングやオンラインの場合は配信の手配、オフラインの場合は会場や備品、ケータリングの手配など、そろえるものが膨大になります。対外的なイベントで集客が必要な場合は、チラシやWebサイトの制作なども行わなければなりません。

それらを別々の業者に抜けもれなく頼む場合、予算管理や納期管理の煩雑化、無駄なコストの発生、業務負荷の増加などが懸念点です。しかしイベント会社であれば、一つの窓口でイベントに必要なものを丸ごとそろえてもらえます。

企画・運営から映像制作やケータリング・会場手配など、イベントを開催するために必要なリソースを内製化し、一括管理して連携を容易にしているサービスもあります。

ほかにも、企画・制作・運営の基本セットに加えて、映像制作から看板などのデザイン制作まで請け負ってもらえるフルオプションセットもイベント会社のサービスの一つです。

映像やデザイン、会場コーディネートなどをそれぞれの専門家に依頼するスタイルのサービスもあります。イベント会社がプロデュースするイベント企画をもとに、最適な専門家の手配や調整を行ってもらえます。

イベント企画会社へ依頼できること

イベント企画会社にイベント開催を依頼する場合の一般的な流れは、以下のとおりです。

要件整理
企画提案
事前準備
イベント当日の支援
事後対応

ここでは、イベント企画会社が支援する内容を流れに沿って紹介します。

要件整理

要件整理で行うことは、なぜイベントを行うのか、最終的なゴールや要望などのヒアリングです。イベントの規模、対象者などを確認し、準備に必要なことやものの洗い出しを行います。

要件整理の際は、どこまでイベント企画会社のサポートが必要か、すり合わせを行うことが重要です。

企画提案

要件に合わせてイベントの企画提案を行います。イベントの開催方式としては、オンラインやオフライン、ハイブリッドなど目的に沿って最適な方法を選べるのが特徴です。開催時期や場所、キャスティングなどの細かい内容を、打ち合わせを重ねて決めていきます。

事前準備

事前準備では広報活動や会場・設備・備品などの手配、人員手配、システム整備などを行います。クリエイティブの制作に対応した会社もあるため、HP開設やノベルティ制作、チラシ、映像の制作など、必要に応じて活用可能です。

イベント当日の支援

イベントの開催当日には、現場ディレクター・スタッフの派遣やイベントの配信を行います。無事故でスムーズにイベントが開催できるよう安全管理を徹底し、多くの人が楽しくイベントに参加できるように支援します。

事後対応

当日記録した映像や､次回以降のための振り返り資料をまとめるなど､イベント後に必要なものの制作依頼も可能です。イベント後の課題・反省点の洗い出しなどのアフターサポートを利用することで、次のイベントにつなげられます。

イベント企画会社の開催目的別の選び方

様々なイベント企画会社があるなかで、どのように選べばよいか迷う部分もあるでしょう。選び方は大きく「1.PR・集客ためのイベント」「2.関係性・理解を深めるためのイベント」の2つの目的別に分けられます。

それぞれ詳しく解説します。

1.PR・集客のためのイベントに向くタイプ

企業の商品PRやブランド認知促進、商品販促、地域、施設等の集客や回遊促進など、広く集客を目的にしたイベントに強みを持つタイプです。大規模イベントや展示会、カンファレンスなどに対応しています。

それぞれの特徴で以下のように分類できます。

1-1）幅広いイベントに対応

オンライン、オフライン、ハイブリッドのどの形式にも対応し、社内外問わずどんなイベントにも総合的に対応するタイプです。

たとえば、「ディーフレックス」では新製品発表会や表彰式、パーティー、展示会、自動車系プレス・トレーニングイベント、コンテストなど幅広いイベントを運営しています。国内外問わず多くのイベント経験実績が豊富で、同社が提供する「WEBENT」ではオンラインのイベントにも対応可能です。

1-2）プロモーションに特化

社外向けのイベントに特化したタイプです。キャンペーンやプロモーションなど、認知拡大・集客のためのイベントを開催します。

「トータルブレーン」はプロモーション領域を中心にクリエイティブをサポートしていく会社です。制作チームのほか、スペースデザインや、キャスティングチームというように専門チームが設けられており、要望に合わせたチーム編成で対応してもらえます。展示会・大型イベント・街頭サンプリングなどのプロモーションをはじめ、マーケティングに合わせた最適な提案力も強みです。

1-3）体験提供に特化

参加者にアクティビティを提供する体験型のイベントに特化したタイプです。宝探し専門会社として20年以上の実績のある「タカラッシュ」は、宝探しを通して目的を達成する喜びを共有することを目的としたサービスで、社内コミュニケーションを強化したり地域・施設の回遊を促したりする効果があります。

1-4）オフラインに特化

イベントや展示会向きのタイプです。オフラインでの会場や設備などの手配に強みがあります。「リースビズ」はオフラインに特化して、設営に必要な図面や資料、当日のタイムスケジュールなどを作成します。イベントの準備から運営まで丸なげできることが特徴です。

2.関係性・理解を深めるためのイベントに向くタイプ

社内イベントや株主総会など、従業員同士・パートナー企業との交流や、研修、ビジネスの理解のために実施するためのイベントに向くタイプです。マンネリ化させないための工夫やクリエイティブの制作に強みを持つことが特徴です。

たとえば、「イベモン」は入社式や表彰式、懇親会などの企業イベントを企画します。オンラインでも参加者に一体感をもたらすゲームイベントアプリの活用ができるなど、豊富な実績から社内を盛り上げるイベントを提案可能です。

イベント企画会社の比較ポイント

イベント企画会社の比較ポイントは、主に5つ挙げられます。

1.サービスの提供範囲

イベントに付随して必要となる手配の対応範囲は、イベント企画会社によって異なります。多くの会社ではイベントの企画・制作から運用まで対応していますが、特化型のチームで対応してくれる会社のほうが専門性が高いことがあります。

たとえば、ケータリングやノベルティ制作に強みがあるところも多いです。「イベントファクトリー」は、イベントで配布するパンフレットやカタログに加え、Web制作や新聞・媒体広告にも対応しています。

また、警備やケータリング、コンパニオンなどの手配に対応しているところもあります。「トータルブレーン」では、来場者の案内や交通整理、巡回警備などを行い、安心安全のイベントが開催できるようトータルでサポート可能です。

2.イベント施策の種類

イベントがマンネリ化していて新しい手法や施策を取り入れたい場合には、どのようなイベントができるのかも確認が必要です。

メタバースを活用したイベントに対応している会社に依頼すれば、ほかとは違うユニークなイベントを開催可能です。たとえば「グローバルプロデュース」は、グループ会社にメタバースイベントに特化した、「グローバルメタバース」があり、豊富な知識や最新情報、ノウハウを持っています。表彰式や周年イベント、ビジネスカンファレンスなどのバーチャル開催を提供可能です。

そのほか、デジタルキャンペーンやSNSの活用、クロスメディアでの提案などを行う会社もあります。「フロンティアインターナショナル」では、リアルイベントで培ってきた経験をもとにデジタル上でも感動の体験を創出できるよう、デジタルプロモーションの体験設計を行います。